In den meisten Betrieben – egal ob klein, groß oder Mittelstand – fallen mit jedem Arbeitstag auch Dokumente an, die nicht selten eine oder sogar mehrere Unterschriften benötigen. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, wissen Sie sicherlich, wie viel Zeit sich mitunter durch dieses Prozedere vergeuden lässt. Zeit, die man im Grunde viel lieber in das eigene Kerngeschäft stecken würde.
Doch natürlich hat das moderne Zeitalter auch in diesem Lebensbereich längst Einzug gehalten. Heutzutage kann man sich einiges sparen, wenn Verträge digital statt handschriftlich unterzeichnet werden. In diesem Beitrag gehen wir auf die Vorteile der digitalen Vertragsunterzeichnung für Betriebe ein.
Was ist eine digitale Signatur?
Wenn von einer digitalen Signatur die Rede ist, muss man zunächst drei verschiedene Arten unterscheiden:
- einfache elektronische Signatur (EES): Digitale Unterschrift auf niedrigster Ebene. Für diese gibt es keine gesetzlichen Vorschriften und auch keine Standards. Die Signatur ist einfach anzuwenden und wird deswegen vorrangig in alltäglichen Prozessen, wie im Rahmen der Paketzustellung oder beim Annehmen von Geschäftsbedingungen, durch einen einfachen Klick angewendet.
- fortgeschrittene elektronische Signatur: Diese kann dem oder der Unterzeichnenden eindeutig zugeordnet werden, was die Identifizierung auf elektronischem Weg ermöglicht. Hierbei kommt die Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Einsatz und nachträgliche Veränderungen entsprechender Daten können nachvollzogen werden. Für die fortgeschrittene elektronische Signatur gelten höhere Standards, betreffend der Sicherheit und rechtlichen Anerkennung, als es bei der EES der Fall ist. Genaue Vorgaben befinden sich in der eIDAS Verordnung.
- qualifizierte elektronische Signatur (QES): Erhältlich durch Zertifikatsanbieter, da die QES auf einem qualifizierten Zertifikat basiert, welches zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültig ist. Die Anforderungen an QES werden ebenfalls in der eIDAS Verordnung geregelt und sind gleichzeitig die höchsten im Vergleich zu anderen eSignaturen. Aus diesem Grund ist auch die rechtliche Anerkennung und die Sicherheit als hoch einzustufen.
Vorteile einer digitalen Signatur für Unternehmen
Mithilfe von digitalen Signaturen können geschäftliche Prozesse optimiert und automatisiert werden. Wie genau das funktioniert, wird anhand der folgenden Vorteile ersichtlich.
Schonung von Ressourcen
Indem Verträge und andere Dokumente digital unterzeichnet werden, lassen sich wertvolle Ressourcen schonen, was nicht nur positive Auswirkungen auf den eigenen Geldbeutel, sondern auch auf die Umwelt hat. Zahlreiche Unternehmen denken heute um, werden umweltschonender und nachhaltiger in ihrer Arbeit. Ohne die Möglichkeit einer digitalen Signatur, müssten sämtliche Dokumente erst ausgedruckt und eventuell sogar auf dem Postweg versendet werden, wofür man wiederum Briefumschläge und Briefmarken benötigt.
Durch die digitale Signatur spart man demnach Materialien und nicht zuletzt auch Zeit.
Kostenersparnis
Wenn sämtliche Prozesse auf dem digitalen Weg erfolgen, haben Sie zudem die Möglichkeit, Kosten im Unternehmen zu sparen. So muss kein Geld für Porto und Personal ausgegeben werden, welches Briefe versendet oder nachhakt, wenn nicht rechtzeitig eine Rückmeldung erfolgt. Natürlich fällt dann auch das manuelle Archivieren von Dokumenten weg. Die Kosteneinsparungen machen sich häufig positiv an anderer Stelle bemerkbar, wenn plötzlich deutlich mehr Geld für andere wichtige Dinge im Betrieb vorhanden ist.
Hohes Maß an Flexibilität
Durch äußere Umstände, wie beispielsweise Krisen, kann es immer mal wieder dazu kommen, dass Betriebe neue Lösungen finden müssen. Die digitale Vertragsunterzeichnung bringt ein hohes Maß an Flexibilität mit sich, weil Ihre Kunden und Kundinnen dafür keinen Drucker benötigen und auch nicht zwangsläufig vor Ort sein müssen. Auf diese Art und Weise lassen sich Verträge und andere Dokumente flexibel von jedem Ort aus unterzeichnen, sowie hin- und hersenden.
Moderne Lösung
Immer mehr Menschen aller Altersklassen besitzen ein Smartphone. Privat werden damit Nachrichten ausgetauscht, Informationen und Bilder hin- und her gesendet oder neue Kontakte geschlossen. Das geht so einfach und schnell, wie es auf dem Postweg schlichtweg nicht möglich wäre. Diese Prozesse auch auf die Arbeitswelt auszuweiten, hat den Vorteil, dass Sie Ihr Unternehmen den aktuellen Trends anpassen und deswegen von Kunden und Kundinnen mit hoher Wahrscheinlichkeit auch eher ins Auge gefasst werden.
Effizientes Arbeiten
Nicht zuletzt ist das schnelle und effiziente Arbeiten in unseren Zeiten von besonderem Vorteil. Durch die digitale Signatur können nicht nur Ressourcen geschont und Materialien gespart werden, sondern es verschafft auch Zeit für das eigentliche Kerngeschäft. So müssen keine Termine für Vertragsunterzeichnungen freigehalten oder auf das Eintreffen eines Dokuments per Post gewartet werden.
Das Fazit – digitale Unterschriften haben viele Vorteile
In einer Zeit, in der Zeitersparnis und Ressourcenschonung wichtige Wettbewerbsvorteile sind, ist es wichtig, im eigenen Betrieb nach entsprechenden Lösungen zu suchen. Die Einführung digitaler Vertragsunterzeichnungen kann dabei eine wichtige Hilfe darstellen. So müssen Dokumente nicht erst aufwendig postalisch versendet werden, Termine für die Vertragsunterzeichnung fallen ebenfalls weg. Das Ergebnis: Sie räumen sich mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft ein.
Ob digitale Unterschriften in Ihrem Unternehmen von Vorteil sind, müssen Sie natürlich selbst entscheiden, dennoch sollten Sie davon ausgehen, dass viele Ihrer Konkurrenten die Vorteile der digitalen Vertragsunterzeichnung heute bereits für sich nutzen.
