Das Kassenbuch nimmt vor allem für Selbstständige in Branchen mit vielen Barzahlungen eine wichtige Rolle ein. Dazu zählen vor allem der Einzelhandel, die Gastronomie oder auch Dienstleistungsbetriebe wie Friseure und Nagelstudios. Um dem Finanzamt alle Barzahlungen transparent nachweisen zu können, ist es wichtig, auf keinen gesetzlichen Bestandteil zu vergessen und häufige Fehler bei der Führung des Kassenbuchs zu vermeiden. 

Wer ist dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen?

Grundsätzlich hat zwar jeder Kaufmann nach den Gesetzen des deutschen Handelsgesetzbuches (HGB) die Pflicht zur Buchführung, doch nicht jeder Selbstständige ist automatisch dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. 

Von der Kassenbuchführung befreit sind unter anderem alle Unternehmer, deren Gewinn unter 60.000 Euro und deren Umsatz unter 600.000 Euro pro Jahr liegt. Auch Freiberufler müssen per Gesetz kein Kassenbuch führen. In diesen Fällen ist es ausreichend, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen. 

Aus welchen gesetzlichen Bestandteilen setzt sich das Kassenbuch zusammen?

Das Kassenbuch wird in Kontoform geführt. Das heißt, die Einzahlungen werden den Auszahlungen gegenübergestellt und ein Saldo gebildet. Zu jedem einzelnen Eintrag muss der dazugehörige Beleg hinterlegt werden. 

Im Kassenbuch selbst besteht eine Zeile aus den folgenden Spalten:

• Das Datum des Geschäftsvorfalles
• Eine eindeutige Belegnummer (beispielsweise die Rechnungsnummer)
• Ein Buchungstext zur Beschreibung des Geschäftsvorfalls
• Der Betrag und die Währung der Ein- oder Auszahlung
• Der Umsatzsteuersatz in Prozent
• Die Höhe der Umsatzsteuer als Geldbetrag
• Der aktualisierte Kassenbestand

Auch in Zeiten des digitalen Wandels ist es nach wie vor erlaubt, das Kassenbuch auf Papier zu führen. Die meisten Unternehmer entscheiden sich jedoch für eine entsprechende Software zur ordnungsgemäßen Führung des Kassenbuchs. Der große Vorteil dabei ist, dass dieses einfach in weitere betriebliche Systeme wie beispielsweise Warenwirtschaft oder Buchführung eingebunden werden kann und die Buchungen unmittelbar für statistische Zwecke zur Verfügung stehen. 

Was sind die häufigsten Fehler bei der Führung eines Kassenbuchs?

Eine der wichtigsten Vorschriften bei der Führung des Kassenbuchs ist, dass dieses im Nachhinein nicht mehr geändert werden darf. Die erste Idee vieler Gründer ist jedoch, sich eine entsprechende Datei in MS Excel oder einer anderen Tabellenkalkulations-Software anzulegen und das Kassenbuch dort zu führen. Da die Einträge dort im Nachhinein jedoch jederzeit geändert werden können, sieht der Gesetzgeber diese Vorgehensweise als äußerst problematisch an.

Ein häufiger Fehler ist oftmals auch die frühzeitige Entsorgung des Kassenbuchs. Doch für das Kassenbuch besteht grundsätzlich eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für die Dauer von zehn Jahren. Auch die entsprechenden Belege dazu müssen für diesen langen Zeitraum aufbewahrt werden. 

Wer das Kassenbuch mit der Hand führt, macht falsche Einträge oftmals unkenntlich, indem er sie mit Korrekturflüssigkeit übermalt oder schwärzt. Die richtige Vorgehensweise in diesem Fall wäre jedoch, den Eintrag entsprechend als „falsch“ zu markieren und eine entsprechende Richtigstellung vorzunehmen. 

Die häufigsten Fehler bei der korrekten Führung des Kassenbuchs entstehen, weil die Eintragungen im hektischen Geschäftsalltag nicht unmittelbar vorgenommen werden. Zudem vergessen viele darauf, bei privaten Ein- und Auszahlungen einen entsprechenden Beleg zu erstellen. Dadurch kommt es zu Kassenfehlbeträgen, die im Nachhinein kaum nachvollziehbar sind. 

Diese kleinen Fehler können bei einer Betriebsprüfung Konsequenzen haben. Denn in weiterer Folge wird eventuell die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung in Frage gestellt und es kommt zu Schätzungsverfahren, die häufig zu einer Überbesteuerung führen.

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