Stempel spielen in der heutigen Zeit immer noch eine wichtige Rolle. Auch wenn viele Unternehmen versuchen, in Richtung „papierloses Büro“ umzusatteln, so gibt es doch immer wieder Dokumente, die beispielsweise ausgedruckt und unterschrieben werden müssen. Besonders interessant ist es in diesem Zusammenhang jedoch auch, dass diese „Klassiker des Büroalltags“ das Arbeiten nicht nur praktischer, sondern auch effektiver und smarter lassen werden können. Frei nach dem Motto „Zeit ist Geld“ lassen sich die Arbeitstage so oft optimieren. Selbstverständlich unter anderem auch mit Blick auf das Budget. Wer nicht händisch schreiben muss, hat immerhin mehr Zeit, um sich um andere Bereiche zu kümmern.
Eine Frage, die sich in diesem Zusammenhang immer wieder stellt, ist: Welche Stempel brauche ich in Zeiten des digitalen Wandels? Immerhin möchte sicherlich jeder „perfekt“ auf alle möglichen Arbeiten vorbereitet sein. Wer sich einmal an den Komfort moderner Stempel gewöhnt hat, tut sich oft schwer damit, die entsprechenden Infos händisch aufschreiben zu müssen – gerade dann, wenn mehrere Dokumente mit den jeweiligen Details versehen werden sollen.
Die folgenden Abschnitte gehen auf einige der wichtigsten Stempel im Büroalltag ein und zeigen auf, wie diese dazu genutzt werden können, um die Mitarbeiter in den unterschiedlichen Abteilungen zu entlasten.
Datumstempel
Beim Datumstempel handelt es sich um einen absoluten Klassiker. Die modernen Stempelautomaten lassen sich bequem mit Hilfe von Rädchen in die jeweils aktuelle Position bringen und über mehrere Jahre nutzen.
Wer sich überlegt, wie oft am Tag das jeweils aktuelle Datum niedergeschrieben wird, kann sich in etwa vorstellen, wie viel Arbeitserleichterung ein Modell dieser Art mit sich bringen kann. Datumstempel kommen besonders oft im Zusammenhang mit:
- dem Eingang von Rechnungen
- dem Gegenzeichnen bzw. dem Unterschreiben von Verträgen
- der Kenntnisname von Lieferscheinen
- Arbeiten in der Buchhaltung
zum Einsatz. Hier gibt es auch Modelle, die mit weiteren Informationen, ergänzend zu Tag, Monat, Jahr, versehen werden können. Wer möchte, kann auf den individuell gestaltbaren Modellen zum Beispiel auch den Namen von Ansprechpartnern und Co. vermerken und sich so den Rücken für andere Arbeiten, zum Beispiel Telefonate mit Kunden usw., freihalten. Wie effektiv das Ganze ist, zeigt sich natürlich vor allem dann, wenn man sich in Erinnerung ruft, dass das Aufschreiben von Datum, Name und anderen Infos in etwa bis zu einer Minute Zeit in Anspruch nehmen kann.
Buchhaltungsstempel
Auch wenn Buchungen in der heutigen Zeit online getätigt werden, können klassische Buchhaltungsstempel dabei helfen, die entsprechenden Vorgänge zu vereinfachen und Buchungen transparenter werden zu lassen. Mit Hilfe eines solchen Abdrucks können die Konten, die bebucht wurden, dokumentiert werden.
Im Rahmen einer nachträglichen Kontrolle ist es so Dritten, wie z.B. einer online Steuerberatung möglich, die Vorgänge nachzuvollziehen. Auch etwaige Fehler lassen sich oftmals schneller ausfindig machen, wenn die genutzten Kunden händisch auf den Dokumenten verzeichnet wurden. Die mögliche Zeitersparnis kann sich – gerade mit Hinblick auf das Aufspüren von Fehlern – noch eher bemerkbar machen. Hier ist meist nicht von einer Minute, wie beim Datumsstempel mit Zusatzinfos, sondern manchmal von Stunden die Rede. Wer sich die Abläufe auf der Basis eines standardisierten Abdrucks erleichtern kann, sollte dies sicherlich tun.
Adressstempel
Wer sich einmal vor Augen führt, dass sich eine Adresse, inklusive:
- Namen
- Straße
- Ort
- PLZ
- E-Mail Adresse
und weiteren Details problemlos über mehrere Zeilen erstrecken kann, kann sich in etwa vorstellen, wie zeitaufwendig es ist, die entsprechenden Infos von Hand zu schreiben. Exakt an dieser Stelle kommen Adressstempel ins Spiel. Alles, was es hier braucht, ist ein Stempelautomat oder ein Holzstempel mit einem separaten Stempelkissen, um alles Wichtige zu vermerken.
Logostempel
Die Darstellung des eigenen Logos auf verschiedenen Schriftstücken stellt einen wichtigen Teil der Corporate Identity dar. Gleichzeitig wird mit einem sauber gestempelten Logo auch oft eine Art von Authentizität verbunden.
Logostempel lassen sich in der heutigen Zeit genauso individuell herstellen, wie die bereits erwähnten Adressstempel und bieten somit eine überzeugende Flexibilität. Aufgrund des hohen Qualitätsstandards, den viele Stempelhersteller bieten, können auch kleinere Details sauber dargestellt werden. Im externen Briefverkehr (oder auf Messen) eingesetzt, können Logostempel ein Unternehmen attraktiv wirken lassen… und so letztendlich möglicherweise das Interesse einer größeren Zielgruppe wecken.
Ziffernstempel
Wie die Bezeichnung schon verrät, werden mit einem Ziffernstempel tatsächlich meist „nur“ Zahlen gestempelt. Je nach Größe und Aufbau können unterschiedlich viele Stellen dokumentiert werden. Klassische, beispielsweise zehnstellige Ziffernstempel, kommen oft im Zusammenhang mit Artikelnummern und ähnlichem zum Einsatz. Sie gehören daher besonders mit Hinblick auf das Führen von Bestandslisten usw. für viele Unternehmen zum Standard.
Unterschriftenstempel
Vorab sei gesagt, dass es natürlich immer Dokumente gibt, die – auch im Zeitalter des Internet – noch handschriftlich unterzeichnet werden müssen, damit sie rechtskräftig gültig werden. Es existieren jedoch auch Schreiben, die im „ganz normalen Büroalltag“ lediglich abgesegnet werden müssen. Meist handelt es sich hierbei um interne Dokumente, über die die einzelnen Abteilungen miteinander kommunizieren. Ein Unterschriftenstempel kann hier helfen, die Abläufe deutlich zu erleichtern. Er wird individuell an die Unterschrift des Nutzers angepasst und muss nur noch an der jeweils gewünschten Stelle aufgedrückt werden. Unterschriftenstempel sind sowohl in der Automatik- als auch in der klassischen Variante verfügbar.
Kugelschreiberstempel
Kugelschreiberstempel gehören zu der Art von Büroaccessoires, die – beispielsweise auch auf Messen – immer wieder die Blicke der Geschäftspartner und potenziellen Kunden auf sich ziehen. Hierbei handelt es sich nämlich tatsächlich um eine Kombination aus Kugelschreiber und Stempel. Letzterer wurde im Gehäuse verbaut und ist zunächst „unsichtbar“.
Er kann jedoch genutzt werden, um die Unterschrift, die mit dem Stift getätigt wurde, mit dem Abdruck in Druckbuchstaben zu unterstreichen und somit leserlich zu machen.
Auch wichtig: Zubehör!
Auch wenn sich moderne Stempelautomaten beispielsweise dadurch auszeichnen, dass das Stempelkissen bereits in ihnen verbaut wurde, gibt es Zubehör, dass die Nutzung eines solchen Büroaccessoires noch flexibler werden lässt.
Besonders beliebt sind in diesem Zusammenhang:
- Ersatzkissen
- Stempelkarussell
- Stempelreiniger
- Stempelplatten als Ergänzung für Textplattenstempel.
Allein schon anhand der großen Bandbreite an Zubehör zeigt sich immer wieder, wie individuell das Stempeln in der heutigen Zeit geworden ist. Auch mit Hilfe von bunter Stempelfarbe und den dazugehörigen Stempelkissen lässt sich eine persönliche Note unterstreichen. Viele Unternehmen setzen in der heutigen Zeit auf eine Art Stempel „Grundausstattung“, die im Laufe der Zeit immer weiter an den jeweiligen Bedarf angepasst wird und sich so nicht selten in einem kontinuierlichen Wandel befindet.
Smart mit einem der wohl klassischsten Büroutensilien umzugehen, bedeutet hier unter anderem auch, klug einzukaufen und – je nach Gegebenheiten vor Ort – einen kleinen Vorrat anzulegen. Auf diese Weise kann Engpässen vorgebeugt werden. Gleichzeitig sorgen besonders flexible Stempel, wie zum Beispiel die Textplattenstempel, dafür, dass es den Nutzern möglich ist, sich immer wieder neu auf den eigenen Bedarf einzustellen.
