Die Digitalisierung schreitet mit großen Schritten voran. Sie verändert den Alltag in unseren Büros nachhaltig und ist genau aus diesem Grund für viele eine Art Schreckgespenst, weil die Umstellung von Papier und Ordnern hin zu digitalen Medien einen großen Aufwand bedeutet. Riesige Archive mit Ordnern sind dadurch Geschichte.
Durch das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten wird aber nicht nur Platz geschaffen – das Scannen und Digitalisieren hat noch weitaus mehr Vorteile für Unternehmen.
Was hat es mit dem Scannen von Dokumenten überhaupt auf sich?
Die ersten Scanner fanden in den 90er Jahren ihren Platz in unseren Büros. Allerdings hatte damals noch niemand eine Vorstellung, was für Vorteile das Scannen und somit das Digitalisieren für Unternehmen wirklich haben kann. Gerade beim Verwalten von Dokumenten und Akten ist das Scannen und Digitalisieren ein großer Vorteil.
Beim Scannen von Dokumenten wird letzten Endes ein digitales Abbild erstellt. Mit dieser digitalen Version des Dokuments kann man somit also nicht nur physisch auf die Akten zugreifen, sondern auch digital. Dies wird üblicherweise über eine Dokumentenmanagement-Software vollzogen.
Sobald die Daten bzw. Akten digitalisiert wurden, werden diese auf Servern gespeichert oder in einer Cloud abgelegt. Der große Vorteil bei einer Cloud: nach dem Scannen und Digitalisieren kann man von überall auf seine Daten zugreifen.
Was genau ist überhaupt das Digitalisieren?
Beim Ordner scannen und digitalisieren geht es um nichts anderes als eine virtuelle Kopie einer analogen, physischen Seite zu erstellen. Gerade in der heutigen Zeit ist das Digitalisieren sehr wichtig geworden, da durch immer wieder neue europäische Richtlinien der Datenschutz (DSGVO) verschärft wurde und deshalb die Dokumente und Daten unter besonders verschärften Zugriffsbedingungen gespeichert werden müssen.
Ein wichtiger Aspekt beim Scannen und Digitalisieren ist, dass man wieder auf ältere Dokumente Zugriff hat und diese sichtbar werden, da sie sonst in irgendwelchen Archiven verstauben und schwer auffindbar sind. Zudem erhält man schnelleren Zugriff auf die Dokumente.
Scannen & Digitalisieren: Die Vorteile für Unternehmen
Das Scannen und Digitalisieren von Unternehmen ist nichts, was man mal eben nebenbei macht. Sowas kostet Zeit und Nerven und ist mit einem gewissen Aufwand verbunden. Dennoch hat es enorme Vorteile für das eigene Unternehmen:
- Zugriff auf Daten von überall aus
- Der Suchaufwand in Akten selbst wird deutlich minimiert
- Der verfügbare Platz & Raum wird wesentlich besser und effektiver genutzt, da Aktenschränke wegfallen und das Papierchaos ein Ende hat
- Übersichtlichere Arbeitsplätze, da die Aktenstapel eliminiert werden
- Man spart durch die Digitalisierung Kosten beim Archivieren, da keine Lagerräume mehr benötigt werden
Wie bereits erwähnt, beansprucht das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten viel Zeit und Aufwand, deshalb unser Tipp:
Tipp: Es bietet sich an, einen externen Dienstleister mit dem Scannen und Digitalisieren zu beauftragen. So spart man sich nicht nur Zeit und Nerven, sondern kann auch gewährleisten, dass die Digitalisierung zu 100% richtig vollzogen wurde.
Scannen & Digitalisieren – los geht’s!
Zum Scannen und Digitalisieren der eigenen Dokumente braucht man einen gewissen Grundstock an Technik, um sein Unternehmen digitalisieren zu können. Möchte man seinen Mitarbeitern Zugriff auf die digitalisierten Dokumente gewähren, sind Laptops und Computer hier unabdingbar.
Wenn man umfangreiche Aktenarchive scannen und digitalisieren möchte, benötigt man einen leistungsstarken Scanner mit Papiereinzug.
Wie man sich aber relativ leicht denken kann, benötigt das Scannen und Digitalisieren von Akten viel Zeit. Aus diesem Grund empfiehlt es sich bei der Umstellung auf ein digitales Büro auf einen Scan-Profi zu setzen und einen externen Dienstleister an Bord zu holen. Dieser ist dann nicht nur Profi im Scannen und Digitalisieren, sondern sorgt auch dafür, dass die Dokumente richtig abgelegt werden und allen Richtlinien entsprechen.
Scannen & Digitalisieren – So verwaltet man seine Dokumente richtig
Wenn man sein Unternehmen scannen und digitalisieren möchte, benötigt man eine richtige Software um die digitalisierten Daten richtig abzuspeichern und abrufbar zu machen, wann immer man es möchte. Deshalb greift man hier auf spezielle Dokumentenmanagement Softwares (DMS) zurück, in denen man seine Dokumente einfach verwalten, bearbeiten, archivieren und auch suchen kann.
Aber nicht nur das Suchen nach Dokumenten und Dateien wird schneller – mit Hilfe einer Dokumentenmanagement Software schaffst man auch automatisch ein digitales Archiv, welches im Vergleich zu herkömmlichen Aktenarchiven wesentlich platzsparender ist. Zudem ist ein DMS mobil abrufbar!
Wo speichert man beim Scannen & Digitalisieren die Daten?
Das ganze Unternehmen scannen & digitalisieren zu lassen bedeutet auch, dass man dafür Speicherplatz benötigt. Dieser Speicherplatz, egal ob in Form eines Servers oder einer Cloud, muss sicher sein, sodass keiner von außerhalb darauf zugreifen kann. Bei einer Cloud werden verschiedene Server zu einem riesigen Webspace zusammengeschalten, in der sich nach dem Scannen & Digitalisieren die Daten sicher befinden.
Durch das Scannen & Digitalisieren macht man dem Papierchaos ein Ende – Büros und Lagerräume werden dadurch wieder frei. Auf diese Weise entstehen vielleicht sogar neue Aufenthaltsräume.
Vorsicht ist besser als Nachsicht – das sollte man beim Scannen & Digitalisieren beachten
Das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten ist aber nicht ganz von Risiken befreit. Es bietet zwar eine weit aus höhere Sicherheit als analoge Aktenschränke, trotz alle dem sollte man sich im Vorfeld über die Risiken im Klaren sein. Systemfehler oder Angriffe von außerhalb können jeder Zeit passieren.
Zudem sollte man auch beim Archivieren darauf achten, dass alles seine Richtigkeit hat. Daten müssen beim Scannen und Digitalisieren also dementsprechend geschützt werden. Wenn dies gewährleistet ist, ist die Digitalisierung von Akten und Dokumenten eine gute Methode, um die Digitalisierung des eigenen Unternehmens voranzutreiben und mit der Zeit zu gehen.
Tipp: Bestenfalls besorgt man sich im Vorfeld ausreichend Informationen zum Thema Scannen und Digitalisieren. Es wird empfohlen, sich mit der Materie auseinanderzusetzen, sodass man später gegen sämtliche Eventualitäten geschützt ist.
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