Die fortschreitende Digitalisierung stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet aber auch eine Vielzahl an Chancen. Beim Onboarding – dem Prozess zur Einführung neuer Mitarbeiter in den Betrieb – nutzen noch immer viel zu wenige Personalabteilungen digitale Hilfsmittel. Warum ist das ein Fehler? Wie wirkt sich die Digitalisierung auf eine Unternehmenskultur aus? Und welche Onboarding-Tools sollte jeder Personalmanager kennen?

Warum ohne Onboarding heute nichts mehr geht

Gute Mitarbeiter zu finden und auch zu halten, gestaltet sich in der heutigen Zeit schwierig. Headhunter locken scheinbar überall mit besseren Angeboten, die Menschen sind in Sachen Arbeitsplatz und Wohnort generell flexibler geworden. Nach nur wenigen Monaten wieder zu kündigen ist längst zur Normalität geworden. Onboarding ist ein Prozess, der dieses Risiko für den Arbeitgeber reduzieren soll. Unter dem Begriff Onboarding versteht man das Willkommen heißen, die Schulung und die Integration jedes neuen Mitarbeiters. Entsteht in den ersten Tagen und Wochen ein positiver Eindruck, kann dies den neuen Arbeitnehmer auf Jahre hin an das Unternehmen binden.

Die Phasen des Onboardings

Onboarding lässt sich in drei unterschiedliche Phasen aufteilen. Die erste davon, das Preboarding, beschäftigt sich mit all jenen Maßnahmen, die zwischen dem Unterschreiben des Arbeitsvertrages und dem ersten Arbeitstag getroffen werden. Dem zukünftigen Mitarbeiter werden während dieser Phase sämtliche Informationen zum Unternehmen zugesandt, von der Kleiderordnung über die Parkplatzinformationen bis hin zur Ansprechperson bei weiteren Fragen. Im Unternehmen selbst werden genau Pläne für die Verantwortlichen der Einarbeitung festgelegt, inklusive Ersatz bei Krankenstand. Zudem legt die IT sämtliche Accounts für den neuen Mitarbeiter an und der Schreibtisch wird mit allem Nötigen ausgestattet.

Die zweite Phase gilt als Phase der Orientierung und betrifft die ersten Wochen im Unternehmen. Neben der klassischen Einarbeitung sind ein Rundgang durch den Betrieb, ein gemeinsames Mittagessen mit den direkten Kollegen, sowie ein Gespräch mit dem Vorgesetzten über die erste Arbeitswoche positive Onboarding-Impulse. Die betriebliche und menschliche Seite der Arbeitsstelle halten sich bei der Orientierung die Waage. Der neue Mitarbeiter fühlt sich gleichzeitig kompetent beraten und zwischenmenschlich herzlich aufgenommen.

Die dritte Phase endet sechs bis zwölf Monaten nach dem ersten Arbeitstag. Hier geht es um die vollständige Integration neuer Arbeitnehmer im Team. Gemeinsame Workshops, Fortbildungsangebote und ein ausführliches Feedbackgespräch fallen in diesen Zeitraum. Nach Abschluss der dritten Phase ist der Mitarbeiter vollkommen im Betrieb angekommen und kann zukünftigen Mitarbeiter bei der Integration ins Unternehmen unterstützen.

Das Onboarding im digitalen Zeitalter

Onboarding kann eine zeitintensive Aufgabe sein. Deshalb ist es umso wichtiger, digitale Möglichkeiten zur Vereinfachung und Automatisierung des Prozesses zu nutzen. Hier reicht es einmalig ein gewünschtes Konzept zu erstellen. Im Anschluss übernimmt die intuitiv nutzbare Software „My Onboarding“ von Haufe viele Arbeitsschritte bzw. bietet mit hilfreichen Anwendungen und Checklisten Unterstützung bei der Umsetzung des Onboarding-Konzepts und dessen Optimierung.
Solche digitalen Lösungen haben den Vorteil, dass alle Informationen auf nur einer Plattform gebündelt sind und jeder Mitarbeiter, der Teil des Onboarding-Prozesses gibt darauf zugreifen kann. Auf nur einer Plattform haben die Personalabteilung und alle für die Einarbeitung verantwortlichen Kollegen Zugriff und Einsicht auf Terminpläne, Ansprechpartner und vieles mehr. Die Software kann auch zur Kommunikation genutzt werden und vermittelt Wissen über die Firmenphilosophie bis hin zum jährlichen Teambuilding-Event. Das Ergebnis: Mehr Produktivität, niedriger Kosten und vor allem zufriedene Mitarbeiter, die bleiben!

Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/ma%CC%88nner-angestellte-anzug-arbeit-1979261/

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Dieser Artikel wurde als Gastartikel verfasst. Für mehr Informationen zum Autor fragen Sie bitte den Betreiber den Blogs an.

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