Bei der Lohnabrechnung handelt es sich um einen recht komplexen Prozess, der mit umfangreichem Aufwand für Sicherheits- und Weiterbildungsmaßnahmen verbunden ist. Dementsprechend lohnt es sich, nach alternativen Lösungen zu suchen. Wenn Sie beispielsweise einen externen Lohnservice in Betracht ziehen, können Sie unter Umständen viel Geld und Arbeitsaufwand sparen und somit auch Ihre Mitarbeiter signifikant entlasten, sodass sich diese auf andere, wichtigere Aufgaben fokussieren können. Doch worauf sollte man achten, wenn man seine Lohnabrechnung an ein Lohnservice auslagert?
Lohn-Outsourcing als sinnvolles Zukunftskonzept.
Immer mehr Unternehmen in Deutschland lagern ihre Gehalts- und Lohnabrechnung an einen externen Experten aus. Das sogenannte Lohn-Outsourcing resultiert oft aus strategischer Entscheidung, da dieser kleine aber sehr komplizierte und zeitaufwändige Bereich der Buchhaltung nicht mehr unternehmensintern bearbeitet werden soll. Outsourcing setzt sich in den unterschiedlichsten Bereichen immer stärker durch und stellt ein Konzept für die Zukunft dar, sodass man nur noch geringe Kernkompetenzen innerhalb eines Unternehmens benötigt. Die Verantwortung für die Lohnabrechnung in fremde Hände zu geben, stellt eine enorme Erleichterung dar. Da die Berechnung von Gehaltsbescheinigungen jedoch immer den Umgang mit vertraulichen Daten impliziert, sollten Sie den Anbieter von Lohn-Outsourcing mit großer Sorgfalt auswählen. Entsprechend sollten Sie bei der Auswahl folgende Kriterien beachten:
1. Leistungsumfang sollte vertraglich geregelt sein
Mündliche Zusagen sind während der Kontaktaufnahme gut, danach sollte der bereitgestellte Leistungsumfang des Anbieters für Lohnbuchhaltung schriftlich und detailliert im Rahmen eines Level Agreements festgehalten werden. Achten Sie vor allem darauf, dass Ihnen der komplette Leistungsumfang schriftlich bestätigt wird. Hierzu zählen zum Beispiel eine Kostenaufstellung für eventuelle Zusatzkosten und zugesicherte Supportzeiten.
2. Seriöser Fachexperte statt Billigservice
Achten Sie bei der Auswahl des Anbieters, dass es sich um einen seriösen Fachexperten im Bereich Lohnbuchhaltung handelt. Falls es sich beim Lohnservice nur um eine von vielen Dienstleistungen des Anbieters handelt, sollten Sie vorsichtig sein. Es kann sein, dass die Komplexität und das benötigte Fachwissen für einen Lohnservice unterschätzt werden, was unnötige Verzögerungen und Fehler bei der Lohnabrechnung nach sich ziehen kann.
3. Erfahrung in Ihrer Branche
Insbesondere dann, wenn Sie selbst in einer Nischenbranche tätig sind, ist es unabdingbar, dass sich der Lohnservice-Anbieter nachweislich in der jeweiligen Branche auskennt. Hierzu gehören beispielsweise tarifliche Besonderheiten im öffentlichen Dienst oder spezifische Regeln und Vorgaben rund um den Bereich des Gesundheitswesens.
4. Kompetente und geschulte Ansprechpartner
Für Sie als Lohnservice-Kunden ist es von großer Bedeutung, dass Ihr Ansprechpartner über gut geschulte Mitarbeiter verfügt, die mit den neuesten Gesetzesänderungen bestens vertraut sind. Im Idealfall wird Ihnen ein persönlicher Ansprechpartner bereitgestellt, der zu den üblichen Geschäftszeiten erreichbar und mit Ihren individuellen Anforderungen sowie Ihrem Unternehmen vertraut ist.
5. Transparenz und Sicherheit im Umgang mit sensiblen Daten
Der Lohnservice-Anbieter sollte klare Aussagen darüber machen, wer auf die personenbezogenen Daten zugreifen kann. Außerdem sollte die komplette Vernichtung aller Daten von externen Festplatten und Servern nach Vertragsablauf vertraglich gewährleistet werden. Darüber hinaus sollte der Anbieter eine hohe IT-Sicherheit bereitstellen können. Umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen, wie zum Beispiel SSL-Verschlüsselung oder ein sicherer Down- und Upload von Dokumenten im Kundenportal, sollten gewährleisten, dass das deutsche Datenschutzrecht eingehalten wird und dass keine sensiblen Dokumente in die Hände von unbefugten Personen geraten.
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