Globalisierung, Digitalisierung und der technologische Fortschritt haben unsere Arbeitswelt grundlegend verändert. Jedes Unternehmen strebt danach, ökonomisch sinnvoll und rentabel zu wirtschaften, um sich so langfristig die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Aber auch die Anforderungen der Kunden haben sich stark verändert. Nur wer seine Produkte und Leistungen in herausragender Qualität, fehlerfrei und termingerecht anbieten kann, wird sich am Markt gegen seine Mitbewerber durchsetzen können. Viele Organisationen wenden daher unterschiedliche erprobte Managementmethoden zur Geschäftsprozessverbesserung an. Einen der bekanntesten Ansätze erklärt der folgende Beitrag.
Wie zwei Methoden Geschäftsprozesse optimieren können
In den letzten Jahren sind zwei berühmte Denkschulen immer mehr miteinander verschmolzen: der Lean- und der Six-Sigma-Ansatz liefern – in kombinierter Form – eine ganzheitliche Sichtweise auf kontinuierliche Verbesserungsprozesse. Die Wirtschaftsliteratur verwendet für diese Kombination die Begrifflichkeiten Lean Sigma bzw. The Lean Six Sigma.
Lean: Primäres Ziel des Lean-Managements ist es, entlang der gesamten Wertschöpfungskette jegliche Art von Verschwendung zu vermeiden, indem Prozesse kontinuierlich verbessert und damit kosteneffizienter werden. Die Kundenzufriedenheit wird dabei als zentraler Aspekt in den Mittelpunkt gerückt. Unter dem aus dem Japanischen stammenden Begriff „Muda“ werden die in Organisationen am häufigsten vorkommenden Verschwendungsarten subsumiert. Dazu zählen unnötige Materialbewegungen, zu hohe Lagerbestände, lange Warte- und Liegezeiten, Überproduktion, suboptimale Fertigungsprozesse, Transportwege und Ausschuss. Lean Management findet aber nicht nur in der Produktion Anwendung. Auch in der Verwaltung und der Logistik können verschiedene Instrumente dieser Form des Geschäftsprozessmanagements zu effizienteren Abläufen führen.
Six Sigma (6Σ): Diese Methode hat ihren Ursprung in den 1980er Jahren. Motorola war die erste Firma, die damals Six Sigma im Bereich des Qualitätsmanagements einführte. Ziel von Six Sigma ist es, Produktionsprozesse unter Zuhilfenahme statistischer Verfahren dahingehend zu optimieren, dass Fehler- und Streuungsraten auf ein absolutes Minimum reduziert werden. Der Name Six Sigma ist auf den griechischen Buchstaben Σ zurückzuführen. In der Statistik wird Σ als das Symbol der Normalverteilung (auch bekannt unter der „Gauß’schen Glockenkurve“) verwendet. Wenn Unternehmen sich dazu entscheiden, Six Sigma als Gütekriterium konsequent zur Anwendung bringen zu wollen, heißt das Folgendes: Es liegt die Annahme zugrunde, dass jeder Prozess als ein System von Kennzahlen bzw. als mathematische Funktion abbildbar ist. Erhobene Kenngrößen und Messwerte lassen sich in einer Normalverteilung darstellen. Somit lässt sich auch die für dieses Tool notwendige Standardabweichung vom Mittelwert mathematisch berechnen. Ein Prozess gilt dann als „fehlerfrei“, wenn die Standardabweichung innerhalb von 6-fachen Sigma liegt bzw. wenn von 1.000.000 möglichen Prozessdurchläufen maximal 3,4 Vorgänge außerhalb des vorher definierten Wertebereichs liegen. Im Umkehrschluss (bzw. in Prozent ausgedrückt) heißt das: 99,99966% aller Prozessdurchläufe liegen innerhalb des Wertebereichs.
Das Beste aus beiden Welten kombiniert
Werden die Prinzipien von Lean Management um das Verfahren von Six-Sigma ergänzt, ist von Lean-Six-Sigma die Rede. Durch das Kombinieren beider Konzepte lassen sich wertvolle Synergien schaffen, die Unternehmen zielgerichtet zur Prozesssteuerung verwenden können. Als bekanntestes Instrument innerhalb des Lean-Six-Sigma Ansatzes gilt das zyklische Phasenmodell „DMAIC“ (Englisch: define, measure, analyse, improve, control).
Die 5 Phasen des DMAIC:
Um bestehende Prozesse nachhaltig optimieren zu können, müssen diese im Vorfeld operationalisiert und messbar gemacht werden. Die geschieht unter Anwendung des folgenden Regelkreises:
1. Definieren (define): In dieser Phase gilt es, das konkrete Problem als Leitfrage zu definieren und den Umfang des Vorhabens abzuschätzen.
2. Messen (measure): Der IST-Prozess muss messbar (d. h. quantifizierbar) gemacht werden. Nur so lässt sich beurteilen, inwieweit der Prozess die Kundenanforderungen aktuell erfüllt.
3. Analysieren (analyze): Die erhobenen Daten geben Aufschluss über Ursachen, Einflussfaktoren und Wechselwirkungen, die zu Defekten am Prozess führen.
4. Verbessern (improve): In dieser Phase werden Ansätze und Lösungen entwickelt, um die Stabilität und Qualität des Prozesses langfristig zu verbessern.
5. Steuern (control): Verbesserungen müssen in der Praxis verankert und überwacht werden, damit diese auch langfristig und nachhaltig Bestand haben.
Fazit
Lean Six Sigma hat sich mittlerweile als anerkannte Management-Methode zur nachhaltigen Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen etablieren können. Auch in Zukunft wird es für Unternehmen von besonderer Bedeutung sein, ihre Aktivitäten kundenorientiert und mit dem höchstmöglichen Grad an Qualitätssicherung immer wieder auf die Probe zu stellen.
