Kanban ist eine Methode aus dem Projektmanagement und eignet sich perfekt für den Einstieg ins agile Business. Die Arbeitsschritte werden für alle Beteiligten visualisiert, dokumentiert und Stück für Stück abgearbeitet. Wir zeigen auf, welche agilen Prinzipien Sie sich anhand der Einführung von Kanban für Ihre Projektarbeit abschauen können.

Der Begriff „Kanban“ hat seinen Ursprung in der japanischen Sprache und bedeutet so viel wie (Signal-)Karte. Toyota entwickelte diese Vorgehensweise, um Fertigungsprozesse zu optimieren und Lagerbestände zu reduzieren, während sich heute, einige Jahre später, die meisten Projekte dank Kanban als agile Methode sinnvoll strukturieren und schneller – sowie effizienter – als gewohnt bearbeiten lassen.

Was man für die Umsetzung in die Praxis braucht, ist schnell erklärt: ein White Board, das sogenannte Kanban-Board, inklusive zugehöriger Marker oder eine traditionelle Tafel beziehungsweise Pinnwand, jede Menge Post-Its („Karten“) und viele engagierte Teammitglieder. Falls Sie Kanban als agile Methode in Ihrem Team einführen möchten, bietet diese Schritt-für-Schritt-Anleitung vielleicht eine wertvolle Hilfestellung.

Wir haben fünf wesentliche Elemente aus dem agilen Projektmanagement anhand der Kanban-Methode für Sie aufbereitet:

1. Transparenz

Ein wesentliches Element im agilen Arbeiten ist das „transparent“ machen der Prozesse und Arbeitsschritte für alle Beteiligten. Alle sind über die wesentlichen Anforderungen und Ziele des Projekts informiert und verfügen über den gleichen Wissensstand, unabhängig von Position und Kompetenzbereich. Im Praxisbeispiel mit Kanban werden alle für das Projekt notwendigen Aufgaben in einer eigens dafür vorgesehenen Spalte aufgelistet, die für gewöhnlich den Titel „To Do“ trägt. Welche To Dos also von wem erledigt werden müssen, kann jeder einsehen.

2. Visualisierung

Stichwort „einsehen“: Eng mit dem vorherigen Punkt im Zusammenhang steht der Aspekt der Visualisierung. Denn es reicht nicht, alle auf einen gleichen Wissenslevel zu bringen. Grundsatz im agilen Arbeiten ist auch, dass man seine Erfolge, oder auch Fehltritte visualisiert, also für alle sichtbar macht. Dafür eignet sich bei Kanban ganz klar das Board. Es visualisiert nicht nur die einzelnen To-Dos, sondern auch den jeweiligen Fortschritt oder eine eventuelle Verzögerung im Ablauf. Hierfür werden die Spalten „In Progress“ und „Done“ aufgezeichnet. Workflows und Ziele werden also klar definiert und für alle sichtbar gemacht. Heutzutage arbeiten viele Teams von unterschiedlichen Standorten aus gemeinsam an einem Projekt und können aufgrund von örtlicher und zeitlicher Unterschiede nicht jeden Tag einen gemeinsamen Blick auf die Tafel werfen. Dann helfen entsprechende Online-Tools weiter, die virtuelle Boards anbieten.  

3. Kurze Feedbackzyklen

Aus den beiden bereits genannten Punkten resultiert eine kurze Feedback-Schleife. Hält sich eine „Karte“ ungewöhnlich lange in einer festen Spalte auf, muss die Ursache erforscht und schnell (!) an einer Alternativ-Lösung gearbeitet werden. Lange Durchlaufzeiten von Spalte zu Spalte werden vermieden. Ein großer Vorteil agiler Teams liegt darin, sofort  agieren und umsteuern zu können, wenn sich der ursprünglich eingeschlagene Weg als umständlich oder gar als Sackgasse erweist. Da rückt auch der Team-Gedanke in den Vordergrund: Es wird kollektiv, aus mehreren Sichtweisen heraus an der Lösungsfindung gearbeitet.

4. Prozess-Optimierung

Wer agil arbeitet, plant seine Vorgänge besser, kann schneller und flexibler auf Veränderungen reagieren und spart somit wichtige Ressourcen ein. Kurzum, es wird effizienter gearbeitet. Darum geht es auch bei Kanban. Das „große“ Projekt wird in viele kleine Arbeitsschritte zerlegt, die es gilt, Schritt für Schritt abzuarbeiten. Man könnte jede einzelne Karte als „kleines“ Ziel auf dem Weg zum großen Ganzen interpretieren. Sie dienen nicht nur dazu, den jeweiligen Fortschritt und das Erreichen eines Ziels zu messen. Sie machen das Team unabhängig von möglichen Veränderungen seitens des Auftraggebers oder möglicher Partner. Prozesse werden generell flexibler aufgestellt und schlanker gemacht, was im Folgeschluss die Entscheidungsfindung beschleunigt.

5. Regelmäßiger Austausch

Sich regelmäßig, offen und ehrlich über die Entwicklungen, Probleme und Veränderungen im Verlauf des Projekts auszutauschen ist ein wesentliches Element. Daher bietet es sich an, jeden Tag für wenige Minuten vor dem Kanban Board zusammenzukommen und ein kurzes, sogenanntes Daily Standup abzuhalten. Dabei sollten auch generelle Probleme oder Hindernisse in der Zusammenarbeit angesprochen werden.

Kanban macht´s möglich

Kanban eignet sich gerade deshalb so gut als Einstiegsmethode ins agile Arbeiten, da der Prozess an sich mit relativ wenig Aufwand ins Tagesbusiness integriert und bereits auf kleine Projekte angewendet werden kann. So gelingt es auch Neulingen auf dem agilen Terrain, nach und nach die Prinzipien der neuen, effizienteren Strukturierung von Arbeitsmechanismen kennenzulernen und zu verinnerlichen.

Dieser Artikel ist von der WEKA Learning Group, eine Informations- und Weiterbildungsplattform. Schauen Sie gerne mal auf die Homepage der WEKA Learning Group.

Bildquelle: Designed by Iconicbestiary

Antonia Laier
Autor

Antonia Laier schreibt als Online-Redakteurin für den Blog der WEKA Learning Group und hat sich dabei unter anderem auf die Themenschwerpunkte agiles Projektmanagement, moderne Online Tools und neue Technologien spezialisiert. Im Zuge des Aus- und Aufbaus neuer Geschäftsfelder und Business-Modelle gestaltet die Technik-Enthusiastin die digitale Transformation Tag für Tag mit. Die WEKA Learning Group begleitet als Informations- und Weiterbildungsplattform unter https://weka-learning-group.com/ Führungskräfte, HR-Verantwortliche und Mitarbeiter in der digitalen Transformation. Das Angebotsportfolio reicht von Online-Kursen, Seminaren oder individuellen Kombi-Paketen über Arbeitshilfen und Praxisanleitungen bis hin zu tagesaktuellen Berichten rund um die Themen Agiles Projektmanagement, Personalentwicklung, New Work, Marketing uvm.

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