ERP-Integration im Unternehmen – So geht man vor

Unsere Welt wird immer digitaler. Elektronische Hilfsmittel erleichtern unseren Alltag und den Beruf. Aus diesem Grund gilt es für Unternehmen nun, sich nach der passenden Software umzuschauen. Dadurch bleiben sie wettbewerbsfähig, optimieren Abläufe und erhöhen die Gewinne. Ein leistungsfähiges ERP-System ist dabei unabdingbar. 

Was bringt ERP-Software und wie findet man die richtige für eine erfolgreiche Integration in das eigene Unternehmen?

ERP-Software – Was steckt dahinter?

Die Abkürzung ERP steht für die englische Bezeichnung Enterprise Resource Planning. Die dazugehörige Software soll also dabei helfen, die Ressourcen eines Unternehmens zu managen. Die Auswahl des nicht genauer definierten Begriffs Ressourcen ist Absicht, da zahlreiche Dinge zu diesen gezählt werden können. Dazu gehören beispielsweise:

• Personalwesen
• E-Commerce-Systeme
• Customer Relationship Management
• Materialbedarfsplanung
• Produktionsplanung
• Controlling
• Verkauf & Marketing
• und viele andere Bereiche eines Unternehmens.

Insgesamt soll die Software dabei unterstützen, Personal, Ressourcen, Betriebsmittel, Material sowie Informations- und Kommunikationstechnik bedarfsgerecht zu planen, zu steuern und zu verwalten. Dazu gehört auch die Fähigkeit, viele dieser Prozesse durch Algorithmen und Schnittstellen zwischen verschiedenen Softwareelementen automatisieren und optimieren zu können.

Die ERP-Integration ist daher ein wichtiger Bestandteil für die Steigerung von Qualität, Produktivität und Einnahmen eines Unternehmens.

Unterschiedliche ERP-Software für verschiedene Zwecke

Welche ERP-Software sich für den eigenen Bedarf eignet, kann von verschiedenen Dingen abhängen:

●      Funktionsumfang

Viele ERP-Programme haben den Anspruch, so viele Bereiche wie möglich in einer Software-Suite abdecken zu können.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Sie bieten entweder selbst Funktionen für die unterschiedlichen Arbeitsbereiche oder die Fähigkeit, Schnittstellen zu anderen etablierten Software-Lösungen aufbauen zu können. So können alle verwendeten Programme unter dem Dach der ERP-Software gesteuert werden.

Es gibt aber auch ERP-Software, die sich auf einzelne Teilbereiche des Ressourcen-Managements eines Unternehmens konzentriert und sich daher besser für spezialisierte Unternehmen eignet als andere, breit gefächerte Optionen.

●      Nutzungsmodelle

Die ERP-Software kann in unterschiedlichen Nutzungsmodellen angeschafft werden, beispielsweise als reguläres Computer-Programm, als Programm mit Cloud-Speicher oder als SaaS (Software as a Service) mit mobilem Zugriff über den Webbrowser.

●      Preismodelle

Die Preismodelle unterscheiden sich zwischen Varianten, die einmalig bezahlt werden, deren Kosten von dem Funktionsumfang und der Benutzeranzahl abhängen oder als Abonnementservice pro Monat abgerechnet werden. Auch kostenfreie Shareware existiert, wobei bei dieser der gebührenfreie Funktionsumfang meist stark reduziert ist.

●      Nutzerfreundlichkeit

Verschiedene Anbieter bieten unterschiedlichen Support und Nutzeroberflächen, weshalb sich manche Software besser für Menschen mit IT-Vorkenntnissen eignen als andere.

Bekannte Anbieter von ERP-Software

Zu den berühmtesten Software-Unternehmen, die ERP anbieten, gehören:

• SAP
• Oracle
• Sage
• Infor
• Microsoft
• IFS
• Agresso
• Exact Software
• Lawson Software
• Hyperion

Die Menge an potenziellen Anbietern ist aber deutlich größer als diese Auswahl etablierter Firmen.

Wie finde ich die passende ERP-Software?

Um die Integration der Software in das Unternehmen zu erleichtern, ist es wichtig, die passende Ausführung für den eigenen Bedarf zu finden.

Wichtige Faktoren für einen reibungslosen Ablauf sind vor allem die Nutzerfreundlichkeit und die Kompatibilität der Software mit bestehenden Systemen. 

• Die ERP-Lösung muss ohne Probleme mit allen Schnittstellen kommunizieren können, um von Dingen wie der Automatisierung zu profitieren. 
• Der größte Funktionsumfang bringt nichts, wenn die Angestellten nicht damit umgehen können und sich gegen die Integration wehren.

Bei der Auswahl der geeigneten ERP-Software kann man methodisch vorgehen, indem man die folgenden Fragestellungen abarbeitet:

Anforderungen an die ERP-Software

• Wo bestehen aktuell Prozesslücken und Optimierungsbedarf?
• Welche Arbeitsabläufe sollen durch das ERP unterstützt werden?
• Was muss das ERP können?

Falls bereits Software genutzt wird:

• Was sind die Fähigkeiten, Stärken und Schwächen der bisherigen Software-Lösungen?
• Sollen sie beibehalten werden und benötigt man deshalb kompatible ERP-Software?

Sichten und Vergleichen der Anbieter

• Welche etablierten ERP-Anbieter gibt es?
• Welcher dieser Anbieter besitzt nachweisbare Branchenerfahrung?
• Deckt die Lösung eines Anbieters den benötigten Softwarebedarf des Unternehmens ab?
• Besteht die Möglichkeit für Integration mit bestehenden Systemen?
• Ist die Software zukunftsfähig, beispielsweise durch die Anwendung künstlicher Intelligenzen?

Auswahl einschränken

Anhand des ermittelten Softwarebedarfs und des Serviceumfangs der verschiedenen Anbieter kann man nun bereits Angebote ausschließen, die nicht alle gewünschten Funktionen abdecken. 

Dabei ist es möglich, dass mehrere Anbieter von ERP-Software übrigbleiben, deren Programme sich für die Nutzung im eigenen Unternehmen eignen. Daher müssen wir die Auswahl auf anderen Wegen weiter einschränken.

Referenzkunden kontaktieren

Auf der Webseite von ERP-Software-Entwicklern wird in der Regel eine Liste an bekannten Referenzkunden aufgelistet. Damit man ehrliche Erfahrungswerte im Umgang mit der Software erhalten kann, ergibt es Sinn, diese zu kontaktieren. Dort kann man mehrere Fragestellungen einbringen:

• Wie gut ist der Support bei der Integration und Problemen?
• Wie nutzerfreundlich und intuitiv ist das System?
• Läuft das System stabil?
• Gab es Probleme, wenn ja welche, und (wie) hat der Anbieter Lösungen gefunden?

Nicht alle Referenzkunden, insbesondere innerhalb der gleichen Branche des Unternehmens, sind bereit, diese Informationen zu teilen. In diesem Fall helfen Online-Bewertungen der Systeme weiter, wenn man in Suchmaschinen nach Kundenerfahrungen sucht.

Beratungsgespräche und Vertragsverhandlungen

Auch der direkte Kontakt mit dem Software-Anbieter ist ein wichtiger Entscheidungsfaktor. Hier können Sympathien und die Hilfsbereitschaft des Software-Entwicklers ausgelotet werden.

In einem Beratungsgespräch kann man außerdem ermitteln, ob die Software-Lösung zu den eigenen Bedarfen und Vorstellungen passt. Die ERP-Entwickler sind in der Regel darauf bedacht, realistische Einschätzungen zu geben. Sie wollen schlechte Bewertungen ihres Services aufgrund von falschen Versprechungen vermeiden.

Fazit

ERP-Software ist eines der wichtigsten modernen Hilfsmittel für Unternehmen. Sie erleichtern das Management und die Optimierung zahlreicher Arbeitsprozesse. Viele Software-Lösungen bieten dabei entweder den vollen Funktionsumfang oder ermöglichen nahtlose Schnittstellen zu bereits etablierten Programmen und Abläufen in einem Unternehmen. 

Die Auswahl der passenden ERP-Software ist wichtig für die erfolgreiche Integration des Systems. Dabei muss sie sowohl zu den Bedarfen der Firma passen als auch nutzerfreundlich sein, damit die Angestellten die Software ohne Probleme akzeptieren.

Bildquelle: https://unsplash.com/photos/5QgIuuBxKwM