For many organizations, virtual work and setting up virtual teams has become an integral part of the organizational structure. Nevertheless, many digital leaders are constantly dealing with the problem that as the size and distribution of the teams increases, collaboration becomes more and more complex. It can quickly happen that the actual structure and organization become confusing and chaotic.

There is an efficient way to splinter a large amount of tasks o, so that even large teams can effectively align virtual work.

Is virtual work really as easy as a cake buffet?

Even if headline of this article may sound ridiculous at first. You can actually compare virtual work to eating cake. How is this supposed to work? Easy! Take a look at the following picture:

Imagine selling cakes at a buffet. As a salesperson, you represent yourself as a team leader. Your buyers, who regularly come to the buffet, correspond to their virtual team.

But how does it all work in terms of virtual work?

In the first step, you often receive ideas from customers, such as orders or orders. Often these ideas and customer requirements consist of large complex tasks. You can look at this like a cake or a cake. They now have to sell this cake at your buffet to their buyers (employees). You can imagine at this point that it makes less sense to give the entire cake to only one person.

Instead, you will cut the cake into pieces. You can compare this to the small cut of your customer’s large order. So you divide it into smaller projects, stories, and work packages (tasks) so that they can distribute the tasks evenly to your employees. Now every team member comes to the buffet regularly to pick up a piece. As long as your employees are, so to speak, full, so to speak, there are enough tasks to be done.

So if no one from your team comes to the buffet, but they still have pie pieces left, you’ll do what every cake seller does at this point. You will reach out to your employees yourself and try to distribute the remaining task packages until you have finally completed the order.

Conclusion

As you can see, virtual work doesn’t necessarily have to be complex and cumbersome. The only important thing is that you go to the project with the right strategy and structure. For you as a digital leader, this means in particular that you have to convert large jobs well and evenly into smaller work packages. Then you only need to transfer them to your tool. This allows you to create an optimal foundation for agility in virtual teams.

The given transparency also allows you to track tasks clearly. This allows your team to efficiently do its virtual work, regardless of the number of different locations or team size.

At the same time, large customer requirements can be processed in a timely manner with a variety of tasks. It can also be worthwhile to edit the individual work packages using a kanbanboard and sprint targets.

Tip: Read my book: SMEs in digital transformation at Springer Gabler orbook me for a lecture.

Genderhinweis: Ich habe zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

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I blog about the impact of digitalization on our working environment. For this purpose, I present content from science in a practical way and show helpful tips from my everyday work. I am a manager in an SME myself and I wrote my doctoral thesis at the University of Erlangen-Nuremberg at the chair of IT Management.

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