Digitisation is now everywhere and is spreading like wildfire.
I am therefore writing a series of articles on the subject of digitalisation. My motivation is that digitalization means something different for every industry and type of company and I want to work out these differences. For an illustration of the differences in different industries, see the following figure.

In this section, I would like to go into the very essence of this article and illustrate digitalisation in the public service.

Characteristics of the industry

The public service is clearly characterised by the management of data and information. Based on this, important decisions are taken, such as decisions on applications or the issue of important documents. The civil service is also in constant communication and direct communication with the citizen himself. Recently, however, the technology industry is increasingly evolving, recognizing the value of automating processes or focusing more on big data.

The current digitalization in the public sector

Digitisation in the public sector is therefore still in its infancy. For a long time, the benefits of artificial intelligence for employees and the benefits that big data can bring to citizens have been neglected. Only slowly are technological developments such as chat bots or self-learning software gaining entry into this industry. Currently, only a few documents can be filled in and transmitted completely online. For many documents, however, a personal appearance is still required.

Many employees are too slow to drive digitalization, due to a lack of resources, but too slowly in their department, and agile methods are rarely allowed from above. Instead of technological equipment and flat hierarchies, old-fashioned work still prevails, with outdated programs and systems, and a typical top-down hierarchy. Many employees are therefore already taking their own measures and are also using technical devices such as smartphones or tablets in the workplace. So far, this has not only led to dissatisfaction in the workplace, but also to massive data protection problems.

Benefits of digitalisation in the public sector

While many citizens still complain about the effort of going to office and the often long waiting times, this will change significantly in the future thanks to digitalisation and agility. Agile methods bring more flexibility in administrative procedures, which should save a lot of time. Online-based applications and documents should also be part of the future in the civil service and even make the move to office completely unnecessary for the citizen in a few years’ time. This possibility of using public services, regardless of location and time, is intended to promote a better distribution of work among employees in this sector and to improve information management and advice to the citizen.

Tip:

If you are as enthusiastic about this topic as I am, then you can find the entire series of articles here!

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I blog about the impact of digitalization on our working environment. For this purpose, I present content from science in a practical way and show helpful tips from my everyday work. I am a manager in an SME myself and I wrote my doctoral thesis at the University of Erlangen-Nuremberg at the chair of IT Management.

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