For some time now, I have been working virtually with a team in Berlin and customers spread throughout Germany. Some of my blog readers have already asked for tips on working in a virtual team. Since there is also a blog parade at Bugasi, I would like to show my tips with focus on our software tools in the following.

Organisation of the team

In the first step, I want to say something about our team. We are at three locations and have divided our four customers among the team. For this purpose, it was important to us that each customer has his or her own dedicated contact person and that he is represented by various other employees. These were then usually taken in cc during general communication, e.g. in mails. Especially role and task distribution are very important for us in the team.

Building the virtual team (own image)

Software tools for virtual teams

Of course, there are still many human factors, but I would just like to mention technology in this article. For more information, you can read further articles:

First of all, we wanted to ensure communication and transparency in the team. To do this, we have programmed a tool in which everyone could enter their presence. There were the settings: Homeoffice, Location 1, Location 2, Sick and Vacation. As a team leader, I was always aware of where the employees were.

Attendance plan in our team

To vote daily, there was a daily daily videoconference. Of course we also met once a month, but mainly we communicated with each other via video. It was also ensured that we could not lose direct contact.

Working mode in our team

We use two tools to complete your work. Every task was dumped on our Jira board. This was planned by me as a product owner. We had two modes: on the one hand, we have ad hoc tasks that are processed using a ticketing tool and predictable work, which we work on in sprints with Jira through the scrum methodology.

In addition to the communication, we also use a chat system, which reduces the flood of e-mails and also allows to open a chat room for specific topics and tasks. In summary, we have the following tools:

  • Attendance overview
  • Chat system
  • Ticket system
  • Jira
  • Videoconferencing system

Conclusion: Building a tool landscape creates communication

The article is still very rough and describes in the first place which tools we use. I have to say that we only started it 12 months ago and are slowly testing tool by tool the handling. I think that in the future there will still be a lot of work to be done in the exercise with the tools, but we are already at a good level of digital cooperation and have access to additional specialists and specialists through the two new locations.

Image source: People photo created by freepik – de.freepik.com

Genderhinweis: Ich habe zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

Falls es noch Fragen gibt, können Sie mich gerne anrufen. Hierzu einfach im Buchungssystem nach einen freien Termin schauen. Ich nehme mir jeden Monat einige Stunden Zeit um mit Lesern zu interagieren.

Helfen Sie meinem Blog, vernetzen Sie sich oder arbeiten Sie mit mir

Sie haben eigene, interessante Gedanken rund um die Themenwelt des Blogs und möchten diese in einem Gastartikel auf meinem Blog teilen? – Aber gerne! Sie können dadurch Kunden und Fachkräfte ansprechen.

Ich suche aktuell außerdem Werbepartner für Bannerwerbung für meinen Blog. Sollte es für Sie spannend sein Fachkräfte oder Kunden auf Ihre Seite zu leiten, dann bekommen Sie mehr Informationen hier.

Vernetzen Sie sich in jedem Fall auf Xing oder LinkedIn oder kontaktieren Sie mich direkt für einen Austausch, wenn Sie gleich mit mir ins Gespräch kommen wollen. Werfen Sie auch einen Blick in meine Buchvorschläge zur Digitalisierung, vielleicht wollen Sie mir auch ein Buch empfehlen?

Ich arbeite gerne mit Unternehmen zusammen. Sie können mich ebenfalls gerne bezüglich folgender Punkte anfragen:



Avatar
Author

I blog about the impact of digitalization on our working environment. For this purpose, I present content from science in a practical way and show helpful tips from my everyday work. I am a manager in an SME myself and I wrote my doctoral thesis at the University of Erlangen-Nuremberg at the chair of IT Management.

Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Schließen