I have been working for IT service providers in medium-sized companies since the beginning of my career and often work in conjunction with other service providers for changing DAX companies. In doing so, I experience that it is particularly difficult to control the service providers for the end customer. I would therefore like to give some tips and present my findings. This is in the classic organization, if you want to know how to control service providers by agile methods, then read my article on Scrum of Scrums.

Set the boundary between service provider and customer

First of all, you should know exactly how much I really want to give away. If the service provider wants to do everything himself and I just want a service that works like a mail account or do I want an individual development and have to supply and control the service provider permanently requirements.

In the case of the mail account, it is a managed service. You use the service and have no insight or very little how it works and usually this is hardly relevant for you. This case is easy to coordinate and good for areas where you don’t want to build up knowledge internally.

Especially if your project has less budget for your IT, as your core competencies are in other areas, you can benefit from managed services. Disadvantages, however, are the loss of knowledge and the dependence on the provider. It is therefore necessary to carefully weigh up the advantages and disadvantages.

Flexible work packages and acceptance criteria

Let’s take the second case that you are carrying out a large complex project such as an app development and need three service providers to do so. This app is important and should also be further developed internally by you.

Control of B2B service providers

In this case, you should therefore provide your service providers with concepts and specifications. To do this, create a concept and cut it into small tasks that have clear acceptance criteria. This is important because this is the only way you can retain the sovereignty of knowledge.

After you have divided the tasks neatly, the service providers can draw them themselves. Clear acceptance criteria are important for the delegation. The job is hard but the effort is worth it and since project is very easy to control. You can use project management software to cleanly map and monitor the tasks.

Conclusion

As soon as a project becomes more complex, you have to tightly bind the project management as an end customer and make the project controllable. This is achieved by a clear decomposition of a concept into tasks with clear acceptance criteria. The effort is high at first, but it is worthwhile in the course of the project and prevents the loss of knowledge or the excessive dependence on a service provider.

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I blog about the impact of digitalization on our working environment. For this purpose, I present content from science in a practical way and show helpful tips from my everyday work. I am a manager in an SME myself and I wrote my doctoral thesis at the University of Erlangen-Nuremberg at the chair of IT Management.

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