The digital transformation is calling for many companies to restructure IT. However, many SMEs as well as large companies have had IT or many books for years, and my articles also reflect the abstract models. However, I have found an approach that is not directly in the books and call this the process-oriented approach. I call it that because it replicates a process 1:1 through a tool chain. You can also read more about the abstract models.

Background to the approach

The concept of process digitization is on everyone’s doorstep and every step in the digital transformation should be supported by a tool or preferably directly automated. For this reason, I think it makes sense to take a process specifically and assign a tool to each step. I would like to show this in a typical project that comes into being for an SME.

Reading tip: What is an IT organization

IT organization example

This section provides an example of an IT organization of a typical SME. In this case, even an input of a customer project. In the following figure, I broke down the process into individual steps and assigned a tool to each one and gave a concrete example.

process digitization
Example of the IT organization of a typical project process digitization

Lead generation or presales are often necessary before a project. A CRM tool such as MS Dynamics can help with this. Then we continue with the order intake, which can be supported with an ERP tool. We continue with the creation of an offer for the customer, which can be supported by templates from, for example, Sharepoint. I realise that these two steps can also change, depending on the definition. The quotation can also be created before the order is received. In this case, I assume that Presales writes some kind of pre-offer and that the actual offer process is only initiated as soon as the customer says: Yes I want to buy.

The project is then started using templates from MS Office and supported by Jira or Trello, among others. SAP can be used for billing. Thus, each step can be specifically supported by a tool and the task of a CIO is to design and connect this tool chain so that it is synchronized. For example, macros could directly fit the Sharepoint data into the MS Office templates.

Reading Tip: IT Organization 2020

Conclusion: Building an IT organization

This example shows typical process digitization and the support of each step by a tool. I often find this approach in SMEs and also take care in the job that these tools are linked and implemented. I really move on with this approach. Of course, there are many more and you can certainly make it more agile, but it’s a good approach. For more information you can read my article about agile service providers.

Reading Tip: Agile IT Service Provider

Genderhinweis: Ich habe zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

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I blog about the impact of digitalization on our working environment. For this purpose, I present content from science in a practical way and show helpful tips from my everyday work. I am a manager in an SME myself and I wrote my doctoral thesis at the University of Erlangen-Nuremberg at the chair of IT Management.

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