COVID-19 forces people to work in the home office and managers face a new challenge: leadership of virtual teams. But how can I measure the mood of the virtual teams without calling everyone permanently. Persistent calling is important but exaggerates it annoys the employee and costs the management too much time.

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Also, by calling only individual opinions and do not capture the real system. As a manager, however, you should work on the overall system rather than on little important details. But how does it work?

Reading tip: Managers are like gardeners

Work like a gardener on the entire system!

Peter Drucker (2004) said: “culture eats strategy for breakfast” and it is especially true for virtual teams to check the culture and values despite the distance to it. I found the Spotify Healthcheck model (see Spotify 2020 and figure). This includes a deck with selected values, which you can flexibly adjust and check the satisfaction of each team every 14 days through traffic lights.

My Personal Spotify Health Check Model

Tip: Please download the template here and customize it!

A representative of the team will communicate the respective mood in the team by means of traffic light colors. The teams choose between the three traffic light colours (red, yellow, green). The indicators on the maps provide clues. Now pack all the results into a table (see Figure 31). The respective columns help the team leaders to recognize the mood in the team. For example, Team 2 is happy with pretty much everything. Team 3 has many problems, but there is a positive trend on almost all points (see figure).

In the ranks, I can Identify the patterns of department heads, i.e. work on the overall system instead of on the individual team. Figure 31 shows: Every team has fun at work (and the trend is even further up!). Motivation does not seem to be a problem. However, the processes cause problems. Over time, this will certainly also affect the fun factor at work.

Also measure whether more traffic lights E.g. Green than in the survey before. If this is the case, then the Upward trend. This shows whether a status changes and into which direction so that you can react. In the overall picture, you can see that many Arrows to point upwards. This means that the improvement process (the process at all).

health model
Fictional evaluation of Spotify cards

Tip: Use an open source tool such as Lime Survey or Oh My Form for technical implementation. Then the sensitive data is stored securely!

Image source: https://pixabay.com/de/photos/homeoffice-zuhause-arbeit-4980353/

Genderhinweis: Ich habe zur leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Sofern keine explizite Unterscheidung getroffen wird, sind daher stets sowohl Frauen, Diverse als auch Männer sowie Menschen jeder Herkunft und Nation gemeint. Lesen Sie mehr dazu.

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I blog about the impact of digitalization on our working environment. For this purpose, I present content from science in a practical way and show helpful tips from my everyday work. I am a manager in an SME myself and I wrote my doctoral thesis at the University of Erlangen-Nuremberg at the chair of IT Management.

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