Jahrelang für den Chef sämtliche Meetings organisiert, ständig sämtliche wichtige Termine und Vorgänge im Auge und die erste Anlaufstelle für weitere Mitarbeiter und allenfalls Geschäftspartner? Die Rede ist von einer der Schlüsselpositionen in jedem Unternehmen, dem/der Assistenten/Assistentin. 

Die meisten Terminvereinbarungen finden durch diese Person statt, kaum eine Information geht an ihr vorbei. Sie gilt als wichtigste Schnittstelle zwischen der oberen Etage, allen weiteren und natürlich der Außenwelt und wäre an keinem Tag der Woche zu entbehren. 

Nicht zu verwechseln gilt es diese Position mit der einer Sekretärin, da man als AssistentIn ein viel weiteres Aufgabenspektrum und mehr Verantwortung trägt. 

Die 7 wichtigsten Unterschiede sind:

  • Mehr Eigenständigkeit im Arbeitsalltag, weniger Kontrolle
  • Beratung der Chefetage
  • Mehr Kompetenzen und Verantwortung
  • Stärkere Involvierung in Geschäftssachen und Besprechungen
  • Repräsentativer fürs Unternehmen
  • Kompetenz den Chef/ die Chefin zu vertreten
  • Erledigung von Führungsaufgaben.

Perfekte Vorbereitung als zukünftige Führungskraft

In der Assistenzposition hat man also nicht nur wesentlich mehr Aufgaben zu bewältigen und mehr Verantwortung zu tragen, man bekommen einen ganzheitlichen Einblick in das Unternehmen und dessen Abläufe. 

Kaum ein anderer Posten bietet einem also diese Chance, eine Firma bis in ihre Tiefen kennenzulernen und in beinahe alle wichtigen Prozesse eingearbeitet zu werden.

Als AssistentIn muss man stets wissen was am Plan des/der Vorgesetzten für den heutigen Tag und die folgende Woche steht, damit keiner den Überblick verliert. 

Neben den vorher angesprochenen Tätigkeiten lernt man als AssitentIn eine Reihe von Fertigkeiten, die der einer Führungskraft entsprechen. 

Entscheidungen treffen

Da man nicht jede einzelne Kleinigkeit mit den Vorgesetzten klären kann bedarf es hier jeder Menge Eigeninitiative und nicht zuletzt Selbstvertrauen in das eigene Können.

Man muss als AssistentIn tagtäglich mehrere Aufgaben, Projekte und Betreuungen gleichzeitig bewältigen. 

Dazu gehört nicht nur ein gutes Zeitmanagement, sondern auch oftmals ein langer Atem. 

Aufgaben weiterdelegieren

Gerade wenn man eng mit dem/der Vorgesetzten zusammen arbeitet, hat man auch meistens die Aufgabe, weiteren zu erledigenden Agenden im Team entsprechend zu verteilen. Dazu muss man allerdings einen guten Einblick haben, damit man auch klare Anweisungen und Ziele formulieren kann. 

Mitarbeitermotivation

Da es vor allem in größeren Betrieben selten vorkommt, dass alle Angestellten im direkten Kontakt und Austausch mit der Chefebene stehen, wird sich dies hauptsächlich auf die Assistentin konzentrieren. Das heißt also, man ist nicht nur der erste Ansprechpartner bei Problemen, Fragen und generelles Sprachrohr und Vermittlung zwischen den Etagen, sondern auch für die direkte Motivation und den Ansporn für eine gute Zusammenarbeit verantwortlich. Es verlangt viel Einfühlungsvermögen und einen lösungsorientierten Kopf.

Networking

Nicht selten kommt es vor, dass der Assistent/ die Assistentin bei wichtigen Geschäftsterminen und an Konferenzen teilnimmt. Dies dient oft nicht nur der Dokumentation und Aufzeichnung von wichtigen Notizen, sondern auch dem Zwecke des Vernetzens. Im weiteren Verlauf einer Geschäftsbeziehung, wird meistens nicht der Chef/ die Chefin selbst die Kommunikation führen, dies wird eben durch den Assistenzposten erledigt, es ist eine der zentralen Aufgaben.

Neben diesen Aufgaben, gehören noch eine weitere Reihe von Eigenschaften, die man besitzen sollte, falls man sich für eine Position als AssistentIn bewerben möchte. Allen voran steht hier ein großes Maß an Verantwortungsbewusstsein. Denn wie schon erwähnt, beschränkt sich das Tätigkeitsfeld nicht nur auf reine Schreibarbeit und Aktenverwaltung, sondern geht deutlich darüber hinaus. 

Desweiteren sollte man viel Ehrgeiz und Offenheit für Neues aufweisen, da diese Stelle eine sehr abwechslungsreiche ist. Man sollte generell Kommunikation gegenüber offen sein, da dies eine der wichtigsten Aufgaben darstellt und dies meist nicht nur in einer Sprache, weshalb man sich jedenfalls ausdruckssicher in zumindest einer weiteren Fremdsprache fühlen sollte. 

Für diese Position wird zumeist eine kaufmännische Ausbildung mit anschließender mehrjähriger Arbeitserfahrung oder etwa ein Studium in Betriebswirtschaft oder Kommunikationswissenschaft, als Voraussetzung dienen. 

Ebenso kann man sich unternehmensintern natürlich um eine solche Stelle bewerben, denn erfahrungsgemäß ziehen es viele Betriebe vor, die ausgeschriebenen Posten mit Menschen zu besetzen, die mit dem Unternehmen bereits vertraut sind und sich auskennen. 

Bisher wurde meist nur auf die gewünschten Fähigkeiten und Fertigkeiten eines möglichen Bewerbers eingegangen, jedoch muss man auch unbedingt hervorheben, welche große Bereicherung eine solche Arbeitsstelle sein kann. Denn wie schon mehrfach erwähnt, bekommt man so einen unvergleichbaren Einblick in die Arbeitsweise eine Unternehmens, wie man ihn sonst nur schwer erhält. Dies kann auch kein Studium der Welt ersetzen. 

Hat man erstmal einige Jahre in einem Betrieb in dieser Position gearbeitet, dann wird man es vor allem viel einfacher haben eine womöglich noch bessere Stelle in Zukunft zu finden. 

Die vorhin angesprochenen Kompetenzen stimmen ebenso im wesentlichen mit genau denjenigen überein, welche man laut Umfragen als Führungskraft benötigt, weshalb man den Job als jegliche Form der Assistenz, sei es OrdinationsassistentIn, oder direkt dem Chef/ der Chefin unterstellte ChefassistentIn, als beste Vorbereitung auf dem Weg nach ganz oben sehen kann. 

Man bekommt einen exakten Einblick in den täglichen Aufgabenbereich, den man als ChefIn zu erledigen hat und sieht definitiv auch die Kehrseite der Medaille, die sonst kaum ein anderer Mitarbeiter bewusst wahrnimmt. Das Konzept “Learning by Doing” zieht sich besonders in diesem Bereich tatsächlich durch, da man oft mit neuen Herausforderungen konfrontiert wird, denen man sich bisher noch nicht stellen musste. Das testet nicht nur die eigene Belastbarkeit, sondern kurbelt auch das Denkvermögen an und zwingt einen quasi sich eine möglichst lösungsorientierte Arbeitsweise anzueignen. 

So wird man generell selbständiger und selbstreflektierter, was zwei unerlässliche “Soft Skills” in der heutigen Arbeitswelt darstellen. 

Gastartikel
Autor

Dieser Artikel wurde als Gastartikel verfasst. Für mehr Informationen zum Autor fragen Sie bitte den Betreiber des Blogs an.

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