Dokumente sind eines der Grundelemente des Funktionierens eines jeden Unternehmens. Ihre Bewältigung bringt jedoch eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die besonders in Unternehmen, die in großem Umfang Papierressourcen nutzen und die physische Dokumentation auf herkömmliche Weise verarbeiten, besonders sichtbar sind und sich zu ernsthaften Problemen entwickeln. In analoger Form gespeicherte Dokumente führen zu unnötigem Chaos und Durcheinander, erhöhen die Kosten und die Arbeit mit ihnen ist zeitaufwendig, ineffizient und mit vielen Schwachstellen behaftet, was sich sowohl auf die betriebliche Effizienz einzelner Abteilungen als auch auf das gesamte Funktionieren des Unternehmens negativ auswirkt. Die Lösung dieser Probleme ist die Digitalisierung der Dokumente, d.h. die Umwandlung von Papierdokumenten in ihre elektronischen Pendants.
Was ist und was bedeutet die Digitalisierung von Dokumenten?
Die Digitalisierung von Dokumenten besteht darin, alle in analoger Form vorliegenden Materialien in elektronische Form zu überführen. Der Digitalisierungsprozess bringt zahlreiche, messbare Vorteile mit sich, so ist es kein Wunder, dass sich in den letzten Jahren so viele Unternehmen und Organisationen aus unterschiedlichen Branchen und mit sehr unterschiedlichen Geschäftsprofilen zu seiner Durchführung entschlossen haben. Die elektronische Dokumentenspeicherung schützt vertrauliche, sensible Daten besser vor unbefugtem Zugriff und Durchsickern, verhindert den versehentlichen Verlust, die Zerstörung oder das Auslassen eines wichtigen Dokuments und gewährleistet einen schnellen und bequemen Zugriff auf Unternehmensressourcen. Darüber hinaus ist es viel einfacher, Unternehmensdokumente zu organisieren und auf dem neuesten Stand zu halten, was die Qualität der auf ihrer Grundlage getroffenen Entscheidungen messbar beschleunigen und verbessern wird. Eine ordnungsgemäß durchgeführte Digitalisierung von Dokumenten kann auch ein erster, bedeutender Schritt zur digitalen Transformation eines Unternehmens sein, um seine Betriebsabläufe auf ein höheres, moderneres Niveau zu bringen.
Digitalisierung wird sehr oft mit Automatisierung identifiziert. Entgegen dem Anschein bedeuten die beiden Prozesse nicht dasselbe. Automatisierung ist ein viel weiter gefasster Begriff, der mehr Bereiche umfasst als die Digitalisierung. Sie wird sehr oft in Bezug auf die Wirtschaft, die Gesellschaft und sogar das ganze Land verwendet. Die Digitalisierung hingegen ist ein enger gefasster Begriff, der zu den Werkzeugen der Automatisierung gehört. Im geschäftlichen Kontext bezieht er sich am häufigsten auf die Dokumentation und ihre Umwandlung von der analogen in die digitale Form. Neben den Firmendokumenten selbst können auch andere aktuelle und archivarische Firmenressourcen, einschließlich Fotos, Audio- und Videoaufzeichnungen und viele andere, digitalisiert werden.
Digitalisierung von Firmendokumenten und ihre Vorteile
Die Digitalisierung von Dokumenten wird in der Praxis durch spezielle, dedizierte Dokumentenmanagementsysteme (das sog. DMS, oder Document Management System) realisiert. Neben der Funktionalität, die direkt mit der Erstellung, Speicherung und Archivierung der Dokumentation zusammenhängt, bieten die fortgeschritteneren Systeme auch sehr nützliche Lösungen und Mechanismen an, die auf der Automatisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen basieren und ihren Umlauf in der Organisation sowie die Bearbeitung und Realisierung aller damit verbundenen Aufgaben verbessern. Die geschickte Umsetzung der Digitalisierung von Dokumenten und die Automatisierung der damit zusammenhängenden Prozesse ermöglicht es, die Funktionsweise des Unternehmens erheblich zu verbessern, die mit der Verwaltung verbundenen Kosten zu senken und die Durchführung von Aufgaben und Projekten erheblich zu beschleunigen, wodurch der Zeitaufwand für deren Abschluss verringert wird. Dank der Digitalisierung von Dokumenten können Unternehmen den Kauf von Papiermaterial, den Betrieb der Druckinfrastruktur und die Verpflichtung zur Führung des physischen Archivs sowie die Stellen von Mitarbeitern, die ausschließlich für die Dokumentenverwaltung zuständig sind, erheblich reduzieren.
Dank der Digitalisierung der Dokumente ist der Zugriff auf die Ressourcen des gesamten Unternehmens schnell, bequem und problemlos möglich, was vor allem die Mitarbeiter zu schätzen wissen, die täglich in direktem Kontakt mit der Dokumentation stehen. Die Speicherung der elektronischen Briefe des Unternehmens in digitaler Form in den digitalen Ressourcen des Unternehmens, die über das DMS-System verfügbar sind, ermöglicht eine effiziente und schnelle Bewegung durch aktuelle und archivierte Dokumentdatenbanken und in wenigen Sekunden aus Hunderten oder sogar Tausenden von Briefen die Suche nach dem zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigten Dokument. Der Zugriff auf einzelne Dateien basiert auf Top-Down-Rechten, um vertrauliche Daten zu schützen. Der Zugriff auf Dateien von jedem Gerät und Standort aus ermöglicht es Ihnen, Aufgaben auch während einer Geschäftsreise oder Mitarbeiterdelegation auszuführen, was sich positiv auf das Arbeitstempo und die Entscheidungsfindung des Unternehmens auswirkt.
Die Digitalisierung von Dokumenten und damit zusammenhängenden Prozessen ist ein wichtiger Schritt in die technologische und geschäftliche Zukunft und hebt das tägliche Funktionieren und die Abläufe eines Unternehmens auf eine ganz neue Ebene, die den Realitäten des digitalen Zeitalters entspricht.
Digitalisierung von Dokumenten mit einem dedizierten DMS-System
Damit der Prozess der Digitalisierung von Dokumenten ordnungsgemäß durchgeführt werden kann, ist es notwendig, das Implementierungsprojekt gut zu planen und das geeignete IT-Werkzeug auszuwählen, das die volle Nutzung der Möglichkeiten und Vorteile der Digitalisierung ermöglicht und einen ausreichend hohen Return on Investment (ROI) gewährleistet. Derzeit gibt es auf dem Markt der IT-Lösungen für Unternehmen viele Dokumentenmanagementsysteme, die vielfältige Funktionen und Möglichkeiten bieten. Moderne Unternehmen zögern immer weniger, sich für die so genannten Boxsysteme, d.h. fertige Systeme, oder speziell für sie von Grund auf neu geschriebene Software zu entscheiden. Seitdem auf dem IT-Markt auch hochfunktionale und flexible Low-Code-Plattformen für den Aufbau von Geschäftsanwendungen und die Automatisierung und Verwaltung von Prozessen in Organisationen ohne Kodierung entstanden sind, die auch im Bereich DMS reichhaltige und nützliche Funktionalität bieten, haben immer mehr Unternehmen begonnen, sich stark auf diese Technologien und den damit verbundenen Ansatz zur Bereitstellung von IT-Lösungen für Unternehmen zu orientieren. Die erstklassigen Low-Code-Plattformen ermöglichen nicht nur die schnelle Erstellung vollständiger und voll funktionsfähiger Business-Tools ohne Codierung, sondern auch ein effizientes Änderungsmanagement in jeder Phase des Anwendungslebenszyklus – auch nach der produktiven Implementierung.
Bei der Auswahl von Software für die Digitalisierung und das Dokumentationsmanagement lohnt es sich, ein System zu wählen, das sowohl für die aktuellen als auch für die zukünftigen Bedürfnisse des Unternehmens optimiert werden kann und über eine umfangreiche, gut angepasste Funktionalität verfügen wird. Die so genannten Boxensysteme, bei denen es sich um fertige Programme handelt, die nicht die Möglichkeit bieten, ihre Funktionalität an die individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens anzupassen, werden in dieser Rolle sicherlich nicht funktionieren. Von Grund auf neu kodierte DMS-Systeme wiederum schaffen eine langfristige Abhängigkeit des Unternehmens von den Leistungen bestimmter Entwicklungsteams, und die Umsetzung der notwendigen Änderungen und Modifikationen ist mit regelmäßigen Ausgaben verbunden, so dass es häufig vorkommt, dass sie die Geschäftsentwicklung nicht unterstützen und katalysieren, sondern sie zu behindern und einzuschränken beginnen.
Völlig anders stellt sich die Situation bei Low-Code-Plattformen dar, die eine schnelle Erstellung perfekt zugeschnittener Geschäftsanwendungen für jedes Unternehmen ermöglichen, die von den Benutzern selbst leicht modifiziert und geändert werden können. Low-Code-Plattformen ermöglichen die Erstellung von Drag&Drop-Anwendungen in einer einfach zu bedienenden grafischen Oberfläche und übersichtlichen Konfiguratoren, und ihre Bedienung erfordert keine Kenntnisse von Programmiersprachen. Damit wird das Unternehmen unabhängig von den Leistungen spezifischer Entwicklungsteams und kann die Funktionalität von Geschäftsanwendungen und Automatisierung eigenständig und flexibel an seine aktuellen Bedürfnisse anpassen.
