Im Zuge der Globalisierung und der rasanten weltweiten Vernetzung wurden Dienstreisen für Unternehmen immer essentieller für das Wachstum. Heute gehören geschäftliche Reisen für viele Unternehmen zur Tagesordnung. Für Mitarbeiter handelt es sich bei Geschäftsreisen meist um eine willkommene Abwechslung, doch immer wieder kommt es auch vor, dass ein schlechtes Reisemanagement dazu führt, dass die Dienstreise zum Stressfaktor wird. Doch wenn auf ein paar wesentliche Dinge bei den Planungen geachtet werden, kann deutlich mehr Komfort auf einer Geschäftsreise geschaffen werden.
Was gilt eine Reise als Dienstreise?
Damit eine Reise unter eine Dienstreise fällt, muss ein beruflicher Anlass bestehen. Dabei darf die Tätigkeit nicht an der regelmäßigen Arbeitsstätte oder von zu Hause aus erledigt werden. Ebenso wenig darf die Auswärtstätigkeit zum üblichen Tätigkeitsbereich zählen. So zählt beispielsweise ein Kundenbesuch eines Installateurs nicht zu einer Dienstreise, während aber eine Fahrt, um Büromaterialien zu kaufen, genauso unter eine Dienstreise fällt, wie der Besuch einer Niederlassung im Ausland. Wie lange die Dienstreise dauert, ist dabei nicht relevant. Je nach Dauer der Dienstreise lassen sich aber unterschiedliche Reisekosten absetzen.
Richtige Planung der Dienstreise
#1 Rahmenbedingungen festlegen
Mit einer Dienstreise ergeben sich einige Fragen, die im Voraus geklärt werden müssen. So entsteht durch die Reise ein Mehraufwand aufgrund der Fahrt, Verpflegung und Übernachtung vor Ort. Rechtlich gesehen gibt es allerdings keine Festlegung, wer die Kosten für die Dienstreise übernehmen muss. Weitere Aspekte, welche ungenau oder nicht definiert sind, betreffen etwa die Arbeitszeit während der Dienstreise oder die Handhabung mit Überstunden. Dadurch gestalten sich geschäftliche Reisen in jedem Unternehmen etwas anders. Aus diesem Grund sollten im Voraus die unternehmensbezogenen Reiserichtlinien festgehalten werden. So werden Missverständnisse vermieden und für alle Dienstreisenden gelten dieselben Regeln.
#2 Firmenkreditkarten einführen
Die Einführung von Firmenkreditkarten sorgt dafür, dass unternehmerische Ausgaben im In- und Ausland bequem und flexibel getätigt werden können. Moderne Anbieter ermöglichen es dabei, schnell und einfach eine Kreditkarte für jegliche Zwecke zu erstellen und mit einem bestimmten Limit auszustatten. Die Karten sind dabei mit dem Geschäftskonto verbunden. Die Firmenkreditkarten haben den großen Vorteil, dass sie eine weltweite Akzeptanz haben, wodurch sie ein besonders bequemes Zahlungsmittel auf Dienstreisen sind. Jegliche anfallende Ausgaben können ganz einfach über die Kreditkarte bezahlt werden, so müssen Dienstreisende auch nie in Vorleistung treten. Das schafft nicht nur maximale Flexibilität und Handlungsfreiheit während der Dienstreise, auch die zeitaufwändige Spesenabrechnung nach der Dienstreise entfällt. Die Zahlungen bleiben dabei durch das festgelegte Limit stets im Blick und können in Echtzeit vom Arbeitgeber eingesehen werden.
#3 Einreisebestimmungen beachten
Während Dienstreisen innerhalb der Europäischen Union komfortabler denn je sind, gibt es für Reisen außerhalb der EU meist einiges bezüglich der Einreise zu beachten. Für zahlreiche Länder ist neben einem gültigen Reisepass auch ein Visa nötig, um Zugang zu erlangen. Die Beantragung eines Arbeitsvisums kann dabei längere Zeit in Anspruch nehmen, weshalb die Einreisebestimmungen stets frühzeitig gecheckt werden sollten. Oftmals gibt es auch Sonderregelungen, die bei einer Erwerbstätigkeit beachtet werden müssen. Ebenso sollten vor der Einreise die jeweiligen Zollbestimmungen überprüft werden. Doch auch innerhalb der EU können Dienstreisende nicht ohne Weiteres ihrer Arbeit nachgehen. So sollten Dienstreisende stets eine A1-Bescheinigung mit sich führen. Mithilfe des Dokuments können Geschäftsreisende vorweisen, dass sie während der Dienstreise dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegen. Eine Bescheinigung sollte dabei ebenfalls frühestmöglich vom Unternehmen beantragt werden.
#4 Reiseplan erstellen
Eine Dienstreise steht oder fällt mit der richtigen Organisation. Es sollte genügend Zeit für die Suche nach passenden Transportmöglichkeiten und einer angenehmen Übernachtung investiert werden. Denn lange Wartezeiten, schlechte Unterkünfte oder lange Fahrzeiten lösen Stress aus und können Dienstreisende bei ihrer Arbeit belasten. Bei der Planung sollte zudem darauf geachtet werden, möglichst antizyklisch zu reisen – so werden Stoßzeiten vermieden. Dienstreisende sollten sich vor Antritt der Reise auch einen Reiseplan mit allen wichtigen Orten, Terminen, Kontakten und Notfall-Nummern erstellen. Das erhöht nicht nur die Produktivität vor Ort, sondern minimiert auch das Risiko, in Stress zu verfallen.
Fazit
Dienstreisen können einen großen Stressfaktor für Arbeitnehmer und Arbeitgeber darstellen. Doch mit der richtigen Reisevorbereitung können Dienstreisende entspannt ihrem Reisezweck nachgehen und sich besser auf ihre Arbeit konzentrieren. Vor einer Dienstreise sollten jedenfalls stets die Rahmenbedingungen geklärt werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Ebenso sollten – insbesondere bei Reisen ins Ausland – etwaige Einreisebestimmungen in Erfahrung gebracht werden. Eine gründliche Reiseplanung und Firmenkreditkarten führen letztlich dazu, dass die Dienstreise stressfrei und bequem vonstatten gehen kann.
Bildquelle: MOSS Company
