Debitorenmanagement mit Factoring entlasten

Ein professionelles Debitorenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil der geschäftlichen Finanzplanung. Wenn Kunden Waren oder Dienstleistungen nicht sofort bezahlen, entstehen offene Forderungen. Die Rechnungen mit Zahlungsziel müssen überwacht werden. Bei einem fehlenden Zahlungseingang bei Fälligkeit der Rechnung muss der Schuldner zeitnah angemahnt werden. Kommt es zu einem Zahlungsausfall, sollte umgehend das mehrstufige Mahnwesen mit anschließenden Inkassomaßnahmen einsetzen. Diese Tätigkeiten erledigt das Debitorenmanagement eines Unternehmens.

Um alle Aufgaben rechtzeitig zu erledigen, muss die Geschäftsleitung ausreichend Zeit und personelle Kapazitäten einplanen. Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Einzelunternehmern und Start-ups fehlen aber häufig die Mitarbeiter oder die Zeit. Damit die Liquidität nicht leidet, kann das Debitorenmanagement ausgelagert werden. Neben dem Steuerberater oder speziellen Dienstleistern für die Buchhaltung übernehmen auch Factoringanbieter diese wichtigen Aufgaben.

Welche Factoringart übernimmt die Debitorenbuchhaltung?

Nicht jede Factoringart beinhaltet die Übernahme der Debitorenbuchhaltung. Daher sollten sich die Verkäufer vor Vertragsabschluss über die verschiedenen Angebote der Factoringunternehmen informieren:

• Echtes Factoring: Der Factor trägt das Ausfallrisiko und übernimmt damit die Delkrederefunktion bei dieser Form der Umsatzfinanzierung.
• Unechtes Factoring: Bei einem Zahlungsausfall trägt der Kreditor den Schaden.
• Offenes Factoring: Die Käufer werden über den Forderungsverkauf informiert.
• Stilles Factoring: Der Verkäufer informiert seine Kunden nicht über den Forderungsverkauf, sondern teilt nur die Bankverbindung des Factors als neues Konto für die Überweisung des Rechnungsbetrages mit.
• Inhouse Factoring: Der Factor übernimmt die Vorfinanzierung der offenen Rechnungen und beim echten Inhouse Factoring auch das Ausfallrisiko. Die Debitorenbuchhaltung bleibt beim Kreditor. Wenn ein Käufer den Rechnungsbetrag bei Fälligkeit nicht zahlt, muss der Kreditor den Betrag an den Factor zurücküberweisen.
• Full Service Factoring: Diese Factoringart bietet den meisten Service für die Verkäufer. Der Factoringanbieter übernimmt die Finanzierungsfunktion, die Delkrederefunktion und das Debitorenmanagement.

Wie läuft das Debitorenmanagement beim Factoring ab?

Wenn sich Ihr Unternehmen für Factoring zur Entlastung der Debitorenbuchhaltung interessiert, schließen Sie zunächst einen Vertrag mit einem Factoringunternehmen ab. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern, die sich zum Teil auf einzelne Branchen oder bestimmte Kreditoren spezialisiert haben. Durch das große Angebot finden auch Kleinunternehmer oder Existenzgründer einen Factor, der die offenen Rechnungen ankauft.

Vor Abschluss des Vertrages prüft der Factor sowohl Ihre Bonität als auch die Ihrer Kunden. Anschließend können Sie zahlungskräftigen Käufern eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von 30–90 Tagen anbieten. Die Rechnung laden Sie nach Versand der Waren oder Erbringung der Dienstleistung im Online-Portal des Factors hoch. Die Mitarbeiter des Factoringanbieters prüfen die Rechnung und überweisen sofort den größten Teil der Rechnungssumme auf Ihr Geschäftskonto. Danach werden die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung ausgeführt:

• Zahlungseingänge bei Erreichen der jeweiligen Zahlungsziele überwachen
• Mahnschreiben an säumige Kunden versenden
• Rückzahlungsvereinbarungen mit zahlungsbereiten Käufern treffen
• Zwangsmaßnahmen gegen zahlungsunwillige Debitoren einleiten

Schadet Debitorenmanagement durch den Factor dem Ruf meines Unternehmens?

Nein, Sie müssen nicht befürchten, dass Ihre Kunden unfreundliche Anrufe durch die Mitarbeiter des Factoringunternehmens erhalten. Der Factor bespricht mit Ihnen bei Abschluss des Vertrages, in welcher Form Mahnwesen und Inkasso durchgeführt werden sollen. Die geschulten Mitarbeiter erinnern Ihre Kunden bei einem Zahlungsverzug freundlich an die offene Rechnung. Die weiteren Mahnschreiben werden zwar dringlicher, aber immer in einem respektvollen Ton gegenüber Ihren Kunden.

Diese Vorteile und Nachteile bietet Debitorenmanagement durch Factoring

Folgende Vorteile ergeben sich für Sie aus dem Outsourcing der Debitorenbuchhaltung im Rahmen von Factoring:

• Entlastung der eigenen Buchhaltung
• mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft
• ständige Überwachung der einzelnen Zahlungsziele
• zeitnahe Mahnschreiben an säumige Schuldner
• professionelles Mahnwesen und Inkasso durch den Factor
• regelmäßige Bonitätsprüfungen Ihrer Kunden
• gleichmäßiger Zahlungsfluss ohne Zahlungsausfälle

Ein großer Vorteil beim Auslagern des Debitorenmanagements ist der Zeitgewinn für Ihr Unternehmen. Sie müssen das Geschäftskonto nicht täglich auf Zahlungseingänge überprüfen und mit den offenen Rechnungen vergleichen. Bei dem Versand von Mahnungen sind Formvorschriften und Fristen zu beachten. Inkassomaßnahmen sind zeitaufwendig und mit Kosten verbunden. Anstatt sich mit diesen speziellen Anforderungen zu beschäftigen, können Sie sich auf die Kundenberatung, den Verkauf oder die Entwicklung neuer Produkte konzentrieren. Gleichzeitig müssen Sie keinen verpassten Zahlungseingang oder Zahlungsausfälle befürchten und können sich auf eine stabile Liquidität verlassen.

Welche Nachteile gibt es?

Für den Ankauf von offenen Rechnungen mit Zahlungsziel und die Übernahme des Debitorenmanagements berechnet der Factor Gebühren und Zinsen. Die Kosten für die Umsatzfinanzierung und die Übernahme der Dienstleistungen stellt Ihnen der Factoringanbieter in der Regel monatlich in Rechnung. Vergleichen Sie die Aufwendungen mit den Zinsen für einen Bankkredit und den Gebühren Ihres Steuerberaters oder eines externen Dienstleisters, der die Debitorenbuchhaltung übernimmt.

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