Die Gründe für einen Büroumzug könnten nicht unterschiedlicher sein. Oftmals liegt es jedoch an den schlechten Mietbedingungen bzw. der Umgebung, die für das eigentliche Geschäft weniger geeignet ist. Doch bei einem Umzug müssen auf diverse Aspekte geachtet werden. Umzugsunternehmen aus Berlin und co. können bei diesem Vorhaben kräftig unterstützen. Die genaue Vorgehensweise sowie Tipps & Tricks werden im folgenden Artikel beantwortet.
Checkliste – So gelingt der Büroumzug!
Ein Umzug eines Büros ist eine Sache, bei der vieles geplant werden muss. Nicht immer läuft alles nach Plan. Grundsätzlich aber lässt sich der gesamte Prozess in insgesamt drei Schritte eingliedern. Dabei handelt es sich um:
1) vor dem Umzug
Etwa 1 bis 3 Monate vor dem eigentlichen Umzug muss ein interne sowie externe Kommunikation stattfinden. Dabei informieren die Betroffenen ihre Mitarbeiter sowie dem Betriebsrat über ihr Vorhaben. Außerdem macht es Sinn die Vorteile über den neuen Standort zu schildern. Das verhindert größere Fragen und hält alle auf dem Laufenden. Der Umzug in einen neuen Ort kann eventuell Kündigungen verursachen. Weiterhin machen folgende Schritte Sinn:
- Transport planen
- Finanzen und Versicherung
- Räume & Inventar
- Spezialisten suchen
- Organisation (Eintrag in Handelsregister ändern)
2) während des Umzugs
Vor dem Umzug müssen meistens organisatorische Sachen geklärt werden. Doch auch während des Umzugs fallen diverse rechtliche und bürokratische Aufgaben an, die gemeistert werden müssen. Zunächst einmal muss der alte Mietvertrag gekündigt werden. Je früher das passiert, umso besser und weniger Probleme im Nachhinein.
Steuerberater, Finanzamt und Versicherungen müssen ebenfalls darüber informiert werden. Je nach Zustand des alten Gebäuderaumes braucht es Renovierungsarbeiten, die an Handwerker vergeben werden müssen. Ein Transport für die Möbel aus dem alten Gebäude muss ebenfalls mit in die Planung einfließen. Zur Sicherheit werden noch Fotos vom Zählerstand gemacht. Danach erfolgt die Abgabe des Schlüssels.
3) nach dem Umzug
Leider ist der Stress nach dem Umzug noch nicht vorbei. Sämtliche Rechnungen sowie Belege sollten danach ordnungsgemäß archiviert werden. Nach der größten Arbeit besteht noch die Möglichkeit eine Grundreinigung durchzuführen. Das betrifft eventuell kaputte Stühle, Schreibtische oder andere Büroausrüstung, für die zuvor keine Zeit gefunden wurde. Eine Einweihungsfeier darf natürlich nicht fehlen. Presse sowie neue Nachbarn ins neue Gebäude einzuladen ist der Startschuss in den neuen Büroalltag.
Fazit
Der Umzug, egal ob privat oder beruflich, ist mit vielen Problemen verbunden. Ein Großteil lässt sich schon zuvor mit einer guten Planung vermeiden. Doch nicht immer läuft alles nach Plan. Am besten holen sich die Beteiligten externe Hilfe wie Umzugsunternehmen, die mit ihren Geräten helfen können. Dazu zählen zum Beispiel Möbellifte, Baulifte oder Stecklifte.
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