Die Erfassung der Arbeitszeit hat sowohl für Angestellte als auch für Arbeitnehmer einen relevanten Vorteil. Durch sie ist die Kontrolle sowie die Nachweisung geleisteter Arbeitsstunden rechtskräftig möglich. Doch welche Modelle gibt es und welche Regeln stellt der Gesetzgeber?
Wichtiges im Überblick
Hierzulande gilt der Arbeitsschutz als wichtiges Gut zur korrekten Behandlung von Arbeitnehmern. Gesammelt sind sämtliche Leitlinien bezüglich der Arbeitszeiterfassung im Arbeitsgesetz. Die Fixierung dieser ist auf unterschiedliche Weisen realisierbar. Je nach vertraglich festgelegtem Arbeitsmodell bieten sich verschiedene Erfassungsmöglichkeiten von der Stempelkarte bis zum Zeiterfassungsprogramm an. Relevant ist nicht nur die Realisierbarkeit der Maßnahmen, sondern auch rechtliche Beschaffenheiten. Erstmals kam das Arbeitszeitgesetz im Jahre 1994 auf und regelt seither Ruhepausen oder Höchstarbeitszeiten. Abhängig von Beruf gelten diverse Ausnahmen. Die Arbeitszeiterfassung dient grundsätzlich als Instrument zur Belegung von im Vertrag bestimmten Höchst- sowie Mindestarbeitszeiten.
Möglichkeiten zur Erfassung von Arbeitszeiten
Es besteht kein gesetzlich festgelegter Weg zur Erfassung von Arbeitszeiten. Eine Dokumentation ist auf verschiedene Weisen realisierbar. Zur Anwendung kommen je nach Branche verschiedene Hilfsmittel zum Einsatz, welche die Aufzeichnung in einzelnen Fällen gar vollautomatisch durchführen. Als gängige Praxis hat sich die schriftliche Arbeitszeiterfassung etabliert. Ein einfaches, manuell ausgefülltes Formular unterliegt keiner gesetzlichen Norm. Gesetzlich vorgeschrieben ist lediglich die Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren. Diese simple Form der Zeiterfassung lohnt sich vor allem in vertraulichen Arbeitsverhältnissen zum einfachen Management von Gleitzeit.
Alternativ hierzu ist die Erfassung der Arbeitszeiten durch eine Stempeluhr möglich und immer noch Praxis in zahlreichen Unternehmen. Fortschrittliche Unternehmen greifen jedoch längst zu digitalisierten Optionen. Ein Scanner zeichnet die Ankunft sowie die Abwesenheit von Mitarbeitern per Chip automatisch auf und dokumentiert diese in einem Zeiterfassungsprogramm. Die Verarbeitung der Daten erfolgt unkompliziert und einfach auf dem Computer. Auch die Erfassung über ein separates Programm auf dem Rechner ist möglich. Arbeitgeber sparen hier bares Geld, da das Zeiterfassungsprogramm online ohne zusätzliche Hardware abrufbar ist. Die Eintragung erfolgt in diesem Falle wieder manuell.
Gesetzlicher Kontext in der Arbeitszeiterfassung
Eine Dokumentation von Arbeitszeiten ist bislang nur dann zwingend notwendig, wenn die Arbeitszeit eine gewisse Dauer überschreitet oder Feiertagsarbeit hinzu kommt. Ausgehend von einer Reformation des Arbeitszeitgesetzes ist aktuell die komplette Arbeitszeit pro Tag sowie die Mindestdauer der Pausen zu dokumentieren. Ziel ist die Gewährleistung der Einhaltung vertraglich festgelegter Arbeitszeiten sowie die Vorbeugung von Missbrauch durch den Arbeitgeber. Durch eine nachvollziehbare Zeiterfassung, etwa durch ein Zeiterfassungsprogramm, lassen sich Verstöße leichter ahnden. Zeitgleich besitzen Arbeitnehmer vereinfachte Möglichkeiten, Maßnahmen gegen unlautere Arbeitnehmer einzuleiten. Zwar besteht die Verpflichtung, dem EuGH-Urteil nachzukommen, doch sieht die Realität in zahlreichen Unternehmen anders aus. Noch mangelt es an der Umsetzung der neuen europaweiten Richtlinien auf nationaler Ebene. In folgenden Branchen ist eine Arbeitszeiterfassung jedoch bereits Pflicht und gängiges Brauchtum:
- Messebau
- Gebäudereinigung
- Forstwirtschaft
- Logistikunternehmen
- Baugewerbe
- Gaststätten
- Reinigungsunternehmen
- Speditionen
Zeiterfassung im Einklang mit Datenschutz
Bei der Erfassung der Arbeitszeiten steht der Schutz persönlicher Daten an erster Stelle. Einem Missbrauch ist durch Unternehmen zwingend vorzubeugen. Dies ist etwa durch Zugangskontrollen zu Kontrollsystemen oder durch eine Weitergabekontrolle realisierbar. Ebenso ist auf eine getrennte Verarbeitung von der Arbeitszeiterfassung und persönlichen Daten zu achten. Grundsätzlich ist die Zeiterfassung nicht als Mittel zur konstanten Überwachung des einzelnen Mitarbeiters zu nutzen. Bei der Erhebung der Daten greift nämlich nicht nur das Arbeitsrecht, sondern auch das Bundesdatenschutzgesetz, welches den Arbeitnehmer vor Missbrauch schützen soll.
