Bereits seit Jahren wurde Excel als Tool zur Arbeitszeiterfassung, Schichtplanung, Urlaubsplanung, Projektzeiterfassung uvm. in unterschiedlichsten Unternehmen verwendet. Viele blickten dabei über die vielen Nachteile, die Excel mit sich bringt, hinweg; nicht zuletzt, weil das Tool kostenlos verfügbar ist. Was sind die Nachteile von Excel? Und welche Alternativen stehen Ihnen zur Verfügung? Das und vieles mehr erfahren Sie im folgenden Artikel.
Arbeitszeiten mit Excel erfassen
Microsoft Excel ist ein weitverbreitetes Tabellenkalkulationsprogramm, das früher viele Unternehmer:innen zur Dokumentation der Arbeitszeiten verwendet haben. Dabei wurden der Arbeitstag, der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende, die Pause und die Stunden eintragen. Mittels von Formeln in Bezug auf die jeweiligen Spalten konnten die Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen schnell ausgerechnet werden, sobald die Tabelle fertig eingerichtet wurde.
Da die Einrichtung für Unternehmen aller Größe sehr zeitaufwendig ist, griffen viele auf im Internet verfügbare Vorlagen zurück, welche vorgefertigte Tabellen enthielten und Zeit gespart haben. Diese waren jedoch nicht die Lösung zu allen Nachteilen von Excel.
Nachteile von Excel zur Arbeitszeiterfassung
Obwohl Excel aufgrund dessen flexiblen Einsatzmöglichkeiten in manchen Bereichen erfolgreich genutzt werden kann, konnte es sich zur Arbeitszeiterfassung bei zahlreichen Betriebe nicht bewähren.
Nicht gesetzeskonform
Der Europäische Gerichtshof erkannte in seinem Urteil zu den Änderungen der rechtlichen Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung 2019 manuelle Zeiterfassung (z.B. Excel) als lücken- und fehlerhaft an und empfiehlt die Nutzung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Tools.
Hohe Fehleranfälligkeit
Fehler in Excel sind fast unvermeidlich. Auch wenn man sich für eine Vorlage zur Arbeitszeiterfassung entscheidet, muss in Excel jede Formel einem Schutz gegen Bearbeitung unterliegen. Es bedarf nur einer falschen Zeile, einer inkorrekten Formel oder einen Tippfehler und schon sind die Arbeitszeiten nicht mehr zu verwenden. Besonders häufig entstehen Fehler, wenn mangelnd ausgebildete Arbeitskräfte Excel nutzen, denn dafür benötigt man konkretes Fachwissen. Der damit verbundene Zeitaufwand Fehler auszubessern führt in Unternehmen zu großer Ineffizienz.
Hoher Zeitaufwand
Obwohl manche Tipps und Tricks den Zeitaufwand in Excel mindern können, wie die im Internet verfügbaren Vorlagen, wird die Software dennoch als Zeitfresser angesehen, da sie dennoch manuell erfolgt und nicht automatisiert ist. Besonders zeitaufwendig in Excel ist die spätere Verrechnung der Arbeitszeiten seitens der Personalabteilung, da diese manuell übertragen werden müssen. Auch die ständige Kontrolle der Arbeitszeiten zwecks Vermeiden von Manipulation raubt Unternehmen tagtäglich Zeit, die anderweitig genutzt werden könnte.
Intransparente Zeiterfassung
Zeiterfassung ist ein ernstzunehmendes Thema, denn darauf basiert die Entlohnung der Mitarbeiter:innen. Ein intransparentes Tool wie Excel zu nutzen, das so einfach manipuliert werden kann, hat Unternehmen in der Vergangenheit schon sehr viel gekostet. Auch die vielen verschiedenen Arbeitszeitmodelle der heutigen Arbeitswelt können in Excel nur sehr beschränkt und realitätsfern dargestellt werden, weshalb viele auf Alternativen umsteigen.
Alternativen zur Projekt- und Arbeitszeiterfassung mit Excel
Neben der manuellen Arbeitszeiterfassung mit Stift und Papier, welche im Vergleich zu Excel noch mehr Nachteile mit sich bringt, hat sich in den letzten Jahren vor allem die Nutzung von Softwares zur Arbeitszeiterfassung in Unternehmen etabliert.
Vorteile von Softwares zum Erfassen der Arbeitszeiten
Im Gegensatz zu Excel wurden Softwares spezifisch zur Erleichterung der Projektzeiterfassung und Arbeitszeiterfassung eingeführt, weshalb sie alle wichtigen Funktionen decken und die Effizienzsteigerung in Unternehmen zum höchsten Ziel haben. Arbeitszeiten mit einer Software wie beispielsweise TimeTrack zu erfassen ist einfach, schnell und transparent. Mittels Stempeluhr kann die Arbeitszeit mit nur einem Klick gestartet und gestoppt werden. Die Arbeitszeiten werden automatisch ausgerechnet und sind umgehend als Stundenzettel zum Download als Excel oder PDF verfügbar. Die Arbeitszeiterfassung mit Softwares kann im Handumdrehen in den Work-Flow eingebaut werden und spart enorm viel Zeit, weshalb viele Unternehmer:innen auf die digitale Lösung zur Zeiterfassung umgestiegen sind.
Fazit
Das richtige Tool zur Arbeitszeiterfassung zu verwenden kann sehr viel Zeit, Nerven und Aufwand sparen. Obwohl Excel in den letzten Jahrzehnten weit verbreitet war, bewähren sich heutzutage alternative Lösungen wie innovative Softwares, die die Nachteile von Excel umgehen.
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