Die Anzahl der Ablenkungen hat zugenommen und damit wird es immer schwieriger, Zeit effektiv zu nutzen und produktiv zu arbeiten. Gutes Zeitmanagement ist ein Teil der Lösung, doch es gibt auch geniale Programme, Tools und Apps, um fokussierter arbeiten zu können.
Apps zum Organisieren
Wichtige Grundvoraussetzungen für ein produktiveres Arbeiten sind ein gutes Zeitmanagement und eine durchdachte Selbstorganisation. Geniale Tools für die Organisation sind beispielsweise Zenkit, Trello oder Microsoft To Do. Diese Apps ermöglichen das Erstellen von klar strukturierten To-Do Listen und lassen sich – bei Bedarf – auch teamübergreifend nutzen.
Speziell Trello gilt als eines der beliebtesten Tools im Projektmanagment. Diese Software lässt sich intuitiv bedienen und eignet sich auch für die Durchführung mehrerer Projekte. Das Tool Zenkit ist vor allem für Start-Ups und Selbstständige perfekt geeignet. Sehr gut für die Organisation ist auch ein sicherer Passwortmanager wie Lastpass, damit keine Zeit sinnlos verloren geht.
Für ein effektives Arbeiten werden regelmäßige, kurze Pausen empfohlen. Durch einen Timer wie Pomodoro lassen sich die Zeiteinheiten mit der entsprechenden Pause festlegen.
Tools für eine bessere Fokussierung
Vor allem Social Media und auch Streaming-Dienste wie Netflix sind echte Produktivitätskiller. Das ist bekannt, dennoch ist es uns oftmals nicht bewusst. Nach dem Hören des Lieblingssongs auf Spotify oder dem Checken der Timeline auf Facebook geht Zeit verloren und sogar einfache Aufgaben ziehen sich unnötig in die Länge. Vor allem auf Social Media Plattformen kann die Zeit wie im Flug vergehen. Manchmal ist eine Analyse gut, um zu überprüfen, wo tatsächlich die meiste Zeit verloren geht. Dies übernimmt beispielsweise die Anwendung Rescue Time: Sie analysiert das eigene Verhalten am Computer und wertet die Daten schlüssig aus.
Es gibt verschiedene hilfreiche Tools, um die Fokussierung beim Arbeiten zu erhöhen. Interessant sind die Anwendungen Focusbooster und Freedom. Focusbooster regelt die Arbeitszeiten und plant auch kleine Pausen mit ein. Durch Freedom ist es möglich, während der Arbeitszeiten bestimmte Seiten im Internet wie Facebook oder Instagram zu blockieren. Bei der Auswahl eines Browsers kann das Internet für ausgewählte Zeiträume auch vollständig gesperrt werden.
Wenn zu viel Zeit durch das Lesen und Beantworten von Emails verloren geht, dann ist die Anwendung Boomerang interessant. Sie hilft bei der Planung und Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs und führt so unter Umständen zu einer Steigerung der Produktivität. Boomerang gibt es auch als Browser-Variante für Outlook. Ebenfalls hilfreich für die Produktivität kann stimulierende Musik sein. Insbesondere die Musik von Brain.FM hat sich in diesem Zusammenhang für viele bewährt.
Anwendungen für Arbeiten mit dem Team
Gerade in Zeiten der Pandemie kam es häufig vor, dass Teammitglieder eines Unternehmens verstreut im Homeofficegearbeitet haben. Dieser Umstand hat natürlich die Kommunikation enorm erschwert, aus diesem Grund werden zunehmend Software Lösungen für eine effektive und produktive Arbeit im Team gesucht.
Sehr beliebte Tools sind Slack oder Microsoft Teams. Gerade Slack wird sehr häufig verwendet und ermöglicht einen sehr einfachen, transparenten Austausch von Textnachrichten, Bildern oder anderen Dateien. Wenn Office 365 bereits verwendet wird, dann lässt sich Microsoft Teams sehr einfach implementieren und bietet ein sehr praktisches Tool-Paket für aufstrebende Unternehmen.
Erhöhte Produktivität beim Arbeiten
Es gibt verschiedene Lösungen und Ansätze, um die Produktivität während der Arbeit zu erhöhen. Grundlegend sind eine entsprechende Organisation und auch ein gutes Zeitmanagement. Es gibt viele geniale Anwendungen, um ein effektiveres Arbeiten ohne Ablenkungen zu ermöglichen.
Die ideale Lösung ist fallabhängig. Ist die Arbeit im Team aufgrund der räumlichen Trennung erschwert oder gibt es zu häufig Ablenkungen durch Social Media? Eine Analyse der größten Zeitfresser kann eine solide Grundlage sein, um passende Tools zu finden, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Produktivität dauerhaft erhöhen.
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