Egal in welchem Unternehmen Sie arbeiten, um einen Dienstplan kommt man nicht herum. Dadurch werden die Mitarbeiter nicht nur koordiniert und rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten, sondern die Arbeitnehmer erhalten auch einen Überblick und wissen, wann sie eingesetzt werden. Doch ein solcher Plan ist immer nur so gut, wie seine Organisation. Immer wieder passieren Fehler, wodurch unnötige Probleme auftreten. Wir erklären Ihnen deshalb im Detail, worauf Sie bei der Dienstplanerstellung achten sollten und wie Sie typischen Problemen aus dem Weg gehen.
Was muss man bei der Dienstplanerstellung beachten?
Es gibt einige Aspekte, die bei der Erstellung eines Dienstplans beachtet werden sollten: Grundsätzlich gibt es in Deutschland eine Begrenzung der täglichen Arbeitszeit auf acht Stunden. In Krankenhäusern oder anderen Schichtbetrieben kann diese auch davon abweichen. Im Durchschnitt gelten jedoch acht Stunden, die pro Tag in einem Zeitraum von 24 Wochen nicht überschritten werden dürfen.
Ebenso müssen Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Ab sechs Stunden ist eine Pause von einer halben Stunde Pflicht, bei mehr als neun Stunden sind es sogar 45 Minuten. Nach Feierabend muss eine Ruhezeit von elf Stunden gewährleistet sein. Diese rechtlichen Rahmenbedingungen gilt es unbedingt einzuhalten. Helfen kann Ihnen dabei ein Online-Anbieter mit kostenloser Dienstplan Erstellung. Durch ein digitales System können die Mitarbeiter nicht nur selbst die Arbeitszeit und Pausen erfassen, sondern das System hält die rechtlichen Bedingungen auch automatisch ein.
Zudem darf man als Arbeitgeber zwar bei der Erstellung eines Dienstplans entscheiden, wann die Mitarbeiter die Leistung erbringen sollten, aber dabei sind Sie immer verpflichtet, auch die Interessen und Wünsche der Arbeitnehmer einzubeziehen. Durch ein Online-Tool können Mitarbeiter Urlaubswünsche und Krankheiten direkt eintragen und sich auch auf ausgeschriebene Schichten bewerben. Das macht den Prozess der Dienstplanerstellung deutlich einfacher und transparenter.
Worauf man beim Datenschutz achten muss
Ein Dienstplan enthält eine Reihe persönlicher Daten. Dazu gehören die Klarnamen, Adressen, Geburtsdaten sowie Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Diese Daten dürfen nicht durch andere Kollegen oder unbefugte Personen eingesehen werden. Es muss eine Privatsphäre aus datenschutzrechtlichen Gründen gewährleistet sein. Ein digitaler Dienstplan kann deshalb für ganz bestimmte Mitarbeiter freigeschaltet werden und die restlichen Angestellten bekommen nur die eigenen Daten angezeigt.
Kriterien eines guten Dienstplans
Ein sehr guter Dienstplan muss diverse Kriterien erfüllen, auf die wir nun näher eingehen:
Betriebliche Ziele
In allen Schichten muss die benötigte Besetzungsstärke in ausreichender Qualität vorhanden sein. Ebenso gilt es Überbesetzungen zu vermeiden, um die betrieblichen Kosten zu schonen. Auf dieser Grundlage beginnt in der Regel die Planung.
Gesetzlichen Vorgaben
Alle oben beschriebenen gesetzlichen Vorgaben müssen bei der Dienstplanung eingehalten werden. Ob die Richtlinien wirklich eingehalten werden, kann von externen Institutionen geprüft werden.
Zufriedenheit der Mitarbeiter
Ein erfolgreicher Dienstplan steht und fällt natürlich auch mit der Zufriedenheit der Mitarbeiter. Daher sollten Sie versuchen möglichst alle Wünsche und Anregungen mit einfließen zu lassen. Dazu gehört auch ein fairer Umgang, ungeliebte Dienste wie an Feiertagen oder Weihnachten, sollten unter den Mitarbeitern gerecht aufgeteilt werden.
Arbeitswissenschaftliche Kriterien
Auch weitere Kriterien, wie nicht mehr als vier Nachtschichten in Folge und kein Wechsel von Früh- in den Spätdienst sollten bei der Planung mit einbezogen werden. Mithilfe eines Online-Tools können Sie klare Regeln definieren, wann ein Mitarbeiter eingesetzt werden kann und wann nicht.
Frühzeitige Veröffentlichung
Je früher ein Dienstplan veröffentlicht wird, desto besser. So können die Mitarbeiter ihre privaten Termine langfristig planen, was die Motivation erhöht und Konflikte ausschließt.
Typische Fehler bei der Dienstplanerstellung
Klassische Fehler, die immer wieder bei der Dienstplanerstellung vorkommen, sind Doppelbelegungen, Unterbesetzung oder nicht beachtete Urlaubszeiten. Umso besser, wenn Sie auf eine digitale Software setzen, die mitdenkt und automatisch funktioniert. Bei etwaigen Unstimmigkeiten werden Sie informiert und können Konflikte bereits im Vorhinein vermeiden. Sparen Sie sich Stress und verzichten Sie auf umfangreichen E-Mail-Verkehr mit den einzelnen Mitarbeitern, bezüglich individueller Wünsche. Eine digitale Lösung ermöglicht es allen Angestellten ihre Schicht selbst zu wählen und sorgt für eine hohe Transparenz.
Image: https://pixabay.com/de/photos/arbeit-büro-team-geschäft-internet-5382501/
