Mobile Arbeit und Homeoffice sind in aller Munde aber es werden zunehmend Stimmen laut, dass Agilität und räumliche Distanz sind auf Dauer nicht optimal sind. Grundlage dieser Argumentation ist, dass Zusammenarbeit ein gewisses Vertrauen benötigt. So sagt der agile Coach in meinen Roundtable: Vertrauen entsteht von Mensch zu Mensch, nicht von Bildschirm zu Bildschirm.”

Es werden deswegen aktuell von Konzernen und Mittelständlern zahlreiche Bürokonzepte in Form neuer Gebäude erprobt. Im folgenden möchte ich die Konzepte meiner Roundtable Teilnehmer vorstellen und zeige erste Erkenntnisse in der täglichen Arbeit mit diesen. Falls Sie etwas Vorwissen benötigen, können Sie diese Artikel lesen:

NewWork am Beispiel eines IT-Konzern

Die Entstehung von Software ist ein hochgradig arbeitsteiliger Prozess. Die Beteiligten müssen vernetzt denken und schnell auf sich wandelnde Anforderungen – sei es wegen Kundenwünschen oder gesetzlichen Änderungen – reagieren, so der Manager des Konzernes. Auf diesem Grund sollte mit einem Neubau eine bessere Vernetzung und Kooperation entstehen, Es finden sich verschiedene Besprechungsräume jeder Art sowie Räume für Fitness, Obstgarten sowie eine Arbeitsfläche im Außenbereich. Auch eine Kundenbetreuung ist im Haus vorhanden. „Das gesamte Gebäude ist für Kommunikation und Bewegung geschaffen“, so der Manager des IT-Konzerns in meinem Roundtable.

Wir haben vor dem Bau des Konzepts gemeinsam mit 120 Mitarbeitern diverse Pilotkonzepte erprobt. Hierfür haben wir ein Gebäude gemietet und jeder Mitarbeiter, welcher sich bewarb durfte in einem der Konzepte zwei Wochen lang arbeiten und uns Feedback geben. Aus diesem ist unser neues NewWork-Konzept entstanden.

In der anschließenden Führung durch das Gebäude des IT-Konzerns konnte die Sitzordnung im Open Space beobachtet werden. Oft saßen Teams eng zusammen und es konnte kleine „Teaminseln“ bemerkt werden, so die Manager des IT-Konzerns. Damit sich diese Inseln nicht dauerhaft etablieren konnten, wurde hierfür ein Konzept des „Jump Days“ konzipiert. Jeder Mitarbeiter ist angehalten an diesem Tag den Arbeitsplatz sowie das Team zu wechseln. Der Jump Day findet einmal pro Jahr statt, um eine Balance zwischen Sicherheit und Wandel zu gewährleisten, so der Manager des IT-Konzerns.  Der agile Coach des IT-Konzern schätzt außerdem einen Vorteil in der Raumbesetzung ein und entkräftet das Vorurteil, dass weniger Mitarbeiter Platz haben: Der agile Coach des IT-Konzern schätzt außerdem einen Vorteil in der Raumbesetzung ein und entkräftet das Vorurteil, dass weniger Mitarbeiter Platz haben: „Ich glaube, es waren so um die 70% wo man im Schnitt dann überhaupt eine Besetzung haben. Also 30% sind im Schnitt frei. Und auch wenn bei uns Homeoffice natürlich kein Problem ist, wird oft auch genehmigt. Es gibt [auch] keine Kernarbeitszeit, man kann kommen wann mal will bei uns.“

NewWork am Beispiel eines Sportartikelherstellers

Im Gegenzug stellte der Sportartikelhersteller ebenfalls die Ausgestaltung des NewWork Konzepts vor. Es finden sich hier ebenfalls keine festen Arbeitsplätze. „Für die Mitarbeiter gibt es ein Fitnessstudio sowie Möglichkeiten für weitere sportliche Aktivitäten. Mithilfe eines Gebäudes, welches sich wenige 100 Meter entfernt vom HQ befindet, testen wir ständig neue Bürokonzepte. Auf 3 Etagen finden sich dauerhaft 3 unterschiedliche Konzepte, welche wir sukzessiv aufprobieren. Bis zu 300 Mitarbeiter sind in der Lage die Konzepte zu testen. So wird dort u.a. die Mischung aus Sporthalle und Büro oder eine Mischung aus Wohngemeinschaft und Büro ausgetestet werden“, so die Vertreterin des Sportartikelherstellers.

Ergänzt wird dies durch verschiedene Bereich für Arbeit, wie hochkreative, ruhige und Teamflächen. Wichtig ist für jede Tätigkeit den richtigen Ort zu schaffen. Speziell die Arbeit im digitalen Kontext ist hochkreativ und kann laut der Managerin nicht mehr von einem klassischen Schreibtisch alleine ausgeführt werden. „Die Vision ist, eine Atmosphäre zu schaffen, die Flexibilität und Zusammenarbeit fördert und Hierarchien abbaut.“, so die Vertreterin des Herstellers.

Für das Unternehmen geht es darum schneller zu werden und Kreativität und Innovation zu fördern, so die Vertreterin. Zu Anfang stieß das Flexidesk-Prinzip auf viel Widerstand aber schaut man jetzt hin, sind nicht alle Schreibtische besetzt und die Meetingräume immer voll. „Es wird kommuniziert und vernetzt. Dies sorgt für Agilität und Schnelligkeit und letztendlich habe ich das Gefühl, dass es auch dadurch, dass viele irgendwie auch mal am Freitag im Homeoffice sind oder auch mal zwei Tage im Homeoffice sind, doch auch platzsparend ist.

NewWork am Beispiel eines IT-Rechenzentrums Dienstleister

Auch haben die Teilnehmer der KMU bereits erste Konzepte für Open Spaces im Unternehmen konzipiert. Diese resultieren meist aus einer geplanten Renovierung des Gebäudes. So stellt der IT-Rechenzentrumsdienstleister ebenfalls sein Konzept vor.

Im Zuge einer Renovierung wurde gemeinsam mit einem Dienstleister und den Einbezug des Feedbacks von Mitarbeitern eine Bürofläche zu einem Open Space Konzept umgebaut. Es wurden Zonen für hochkonzentrierte, ruhige und kreative Arbeit sowie Teamarbeit geschaffen. Ziel war für jede Aktivität den richtigen Arbeitsplatz zu bieten. „Speziell die Arbeit in der IT verlangt hohe Flexibilität, schnelle Reaktion und Einarbeitung von Änderungen“, so der Inhouse Consultant. „Ziel ist es für jede Arbeit eine passende Zone zu schaffen. Für hochkonzentrierte Arbeit kann man entweder an den Schreibtisch gehen oder sich mit Kopfhörer in unseren Bereich mit verschiedenen Sitzsäcken gehen. Für ruhige Arbeit haben wir spezielle Flächen eingerichtet und einen Think Tank für kreative Arbeitsrunden eingerichtet. Da bei uns jeder Mitarbeiter einen Laptop hat, ist es problemlos möglich sich stündlich einen neuen Arbeitsplatz zu suchen.“, so der Consultant weiter.

Der Consultant des Unternehmers sieht das Konzept als einem Erfolg und plant nun sukzessive weitere Flächen zu renovieren um speziell für die konzentrierte Arbeit weitere Büroflächen zu schaffen. Speziell im Rechenzentrumsbetrieb sei es wichtig bei ungewollten ausfällen oder Updates schnell und effektiv zu handeln, um die Verfügbarkeit von 99,9% einzuhalten. Speziell durch neue Konzepte können wir schneller und agiler werden, so der Consultant.

Fazit zu NEwWork

Es kann aktuell nicht davon ausgegangen werden, dass die vorgestellten Konzepte bereits in einem finalen Stadium sind. Speziell in den Bürokonzepten und der mobilen Arbeit sind zahlreiche offene Fragestellungen vorhanden, mit welchem sich beschäftigt werden muss

Eine tiefere Evaluation nimmt aktuell u.a. der Vertreter der Gewerkschaft aus dem Roundtable vor. Fokus dieser Evaluation war der Einfluss auf die Effizienz und die gesundheitliche Belastung. Die Umsetzung von NewWork und agilen Methoden wird oft und gerne in seinem Atemzug genannt. In ersten Stichproben zeigt sich, dass die Zahl der untersuchten Burnout-Fälle laut dem Vorstand der Gewerkschaft in keinen Zusammenhang mit agilen Methoden oder neuen Bürokonzepten gebracht werden kann. Auch zeigt sich eine höhere Kommunikation und Agilität durch neue Konzepte.

Es wird jedoch, so der Vorstand der Gewerkschaft zunehmend schwerer Fehl- sowie Überlastung von Mitarbeitern wahrzunehmen und diese zu schützen. Auch neue Themen wie Technostress durch ständige Erreichbarkeit und Information-Overload durch eine hohe Menge an Daten nimmt zu. Speziell diese Phänomene sind neu und gehen einher mit der zunehmenden Digitalisierung sowie der erhöhten Kommunikation, welche auch speziell durch neue Bürokonzepte gefördert wird.

Jedoch sind diese Studien nur Stichproben und noch wenig aussagekräftig, limitiert der Gewerkschaftsvorstand. Es bleibt weiterhin spannend wie die Entwicklung der Newwork weitergeht und welche Langzeitfolgen sind ableiten lassen. Zur Weiterentwicklung dieser Konzepte steht die Gewerkschaft im dauerhaften Dialog mit der den Mitgliedsunternehmen und unternimmt regelmäßige Reisen ins Silikon Valley.

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Autor

Externer Doktorand an der Universität Erlangen-Nürnberg am Lehrstuhl für IT-Management. Ich untersuche wie sinnvoll skalierte Agilität im Zuge des digitalen Wandels zur Zukunftsfähigkeit von Unternehmen beitragen kann. Neben der Promotion arbeite ich Vollzeit in einem Unternehmen.

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